Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize | Última atualização: 27 de julho de 2026
Principais lições deste artigo
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ME e EPP precisam entender as tarefas do contador para evitar multas automáticas por atraso no PGDAS-D e DEFIS em 2026.
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O contador é responsável por enquadramento tributário, apuração de impostos, folha de pagamento e entrega de todas as obrigações acessórias.
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O cálculo mensal do Fator R pode reduzir pela metade a alíquota efetiva de empresas de serviços no Simples Nacional.
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Empresas de serviços e comércio exigem rotinas contábeis diferentes, especialmente no controle de retenções, estoque e obrigações estaduais.
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Qual é o papel do contador para micro e pequenas empresas?
O contador de uma ME ou EPP é o responsável legal por toda a escrituração contábil e fiscal da empresa. Ele apura impostos, entrega declarações, cuida da folha de pagamento, orienta sobre enquadramento tributário e garante que a empresa esteja em dia com o Fisco, o que libera o empreendedor para focar na estratégia do negócio. Para ME e EPP, contar com um contador é obrigatório por lei.
Quais são as principais atividades de um contador?
As sete tarefas a seguir formam o núcleo da rotina contábil de qualquer ME ou EPP no Simples Nacional.
1. Enquadramento tributário e escolha do regime
O contador analisa o CNAE da empresa, o faturamento projetado e a estrutura de custos para indicar o regime tributário adequado, Simples Nacional ou Lucro Presumido. No Simples Nacional, ele também define em qual dos anexos do Simples Nacional a empresa se enquadra.
2. Apuração e recolhimento de impostos
O contador calcula mensalmente os tributos devidos, gera o DAS e verifica se o enquadramento no anexo está correto. Esse enquadramento é especialmente dinâmico para empresas de serviços sujeitas ao Fator R, em que o cálculo precisa ser refeito todo mês, pois o resultado pode mudar conforme a variação de folha e faturamento.
3. Entrega de obrigações acessórias
PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, EFD-Reinf e outras declarações têm prazos rígidos. O contador controla cada prazo e faz as entregas em dia para evitar multas automáticas.
4. Escrituração contábil e conciliação bancária
O contador registra todas as movimentações financeiras da empresa nos livros contábeis obrigatórios e concilia os extratos bancários com as notas fiscais emitidas e recebidas. Esse processo garante que os números estejam corretos.
5. Folha de pagamento e departamento pessoal
O contador processa admissões, demissões, férias, décimo terceiro salário, pró-labore e contribuições previdenciárias, com transmissão via eSocial e geração da DCTFWeb.
6. Emissão e controle de notas fiscais
O contador orienta sobre a emissão correta de NF-e ou NFS-e, verifica retenções na fonte quando elas se aplicam e garante que os arquivos XML sejam arquivados pelo prazo legal de cinco anos.
7. Relatórios gerenciais e apoio à decisão
O contador usa a escrituração contábil para produzir relatórios que mostram a situação real da empresa, como resultado do período, posição patrimonial e projeção de impostos. Esses relatórios apoiam decisões estratégicas do empreendedor.
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Como o contador calcula o Fator R?
O Fator R é um índice que determina se uma empresa de serviços no Simples Nacional é tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V. A fórmula é:
Fator R = folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12)
A folha de pagamento inclui salários, pró-labore com INSS, décimo terceiro salário, férias, FGTS e contribuição previdenciária patronal. Em 2026, a regra permanece a mesma: Fator R igual ou superior a 28% enquadra a empresa no Anexo III, e abaixo de 28% ela permanece no Anexo V.
Essa diferença de enquadramento tem impacto significativo na carga tributária. A migração do Anexo V para o Anexo III pode reduzir a alíquota efetiva aproximadamente pela metade, já que a taxa inicial do Anexo III é de 6%, enquanto a do Anexo V começa em 15,5%. O contador recalcula o Fator R todo mês no PGDAS-D, pois variações sazonais de faturamento ou folha podem alterar o enquadramento de um período para outro.
O Fator R se aplica apenas a atividades listadas nos Anexos III e V. Empresas de comércio, enquadradas no Anexo I, não estão sujeitas a essa regra.
Obrigações acessórias para ME e EPP no Simples Nacional
As obrigações acessórias são declarações que a empresa deve entregar ao Fisco, independentemente do pagamento de impostos. Em 2026, o não cumprimento gera multas automáticas. Veja as principais:
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Obrigação |
Periodicidade |
Prazo |
Quem deve entregar |
|---|---|---|---|
|
PGDAS-D |
Mensal |
Até o dia 20 do mês seguinte |
Todas as ME e EPP no Simples Nacional |
|
DCTFWeb |
Mensal |
Até o dia 15 do mês seguinte |
ME e EPP com empregados ou retenções previdenciárias |
|
EFD-Reinf |
Mensal |
Conforme evento e competência |
ME e EPP com retenções de INSS em serviços tomados ou prestados |
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DEFIS |
Anual |
Até 31 de março do ano seguinte |
Todas as ME e EPP no Simples Nacional, inclusive inativas |
Desde janeiro de 2026, o atraso na DEFIS gera multa mínima de R$ 200, inclusive para empresas sem movimentação, e o atraso no PGDAS-D gera penalidade a partir do primeiro dia após o vencimento. Além disso, a partir de 1º de setembro de 2026, todas as ME e EPP no Simples Nacional devem emitir a NFS-e de padrão nacional, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026.
Sobre a Reforma Tributária: optantes do Simples Nacional têm tratamento diferenciado em 2026 e a obrigatoriedade de destacar CBS e IBS nas notas fiscais começa apenas em janeiro de 2027. Mesmo assim, o contador precisa monitorar as atualizações e preparar a empresa para as mudanças.
Diferença entre contador para serviços e comércio
A rotina contábil varia conforme o segmento da empresa. As diferenças mais relevantes aparecem nas obrigações fiscais e nos controles internos exigidos.
Para empresas de serviços, o contador:
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calcula o Fator R mensalmente quando o CNAE está sujeito à regra dos Anexos III e V
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controla retenções na fonte de INSS, IRRF e outros tributos sobre serviços tomados e prestados
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verifica a competência correta de cada nota fiscal emitida, especialmente em contratos recorrentes
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acompanha a emissão da NFS-e conforme a legislação municipal
Para empresas de comércio, o contador:
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controla o estoque, com entradas, saídas, perdas e inventário periódico
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apura o custo das mercadorias vendidas, o CMV, para cálculo correto do resultado
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gerencia obrigações estaduais relacionadas ao ICMS, como a DeSTDA em estados que a exigem
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verifica o cadastro de itens para evitar distorções no cálculo tributário
Empresas de comércio ficam no Anexo I, com alíquota inicial de 4%. Empresas de serviços podem estar nos Anexos III, IV ou V, dependendo do CNAE e, quando aplicável, do resultado do Fator R.
Apuração e gestão de impostos no Simples Nacional
A apuração mensal de impostos é uma das tarefas mais críticas do contador. No Simples Nacional, o imposto é recolhido em uma guia única, o DAS, que concentra IRPJ, CSLL, Cofins, PIS/Pasep, CPP e ISS ou ICMS, no caso de comércio.
As alíquotas variam conforme o anexo e a faixa de receita bruta acumulada nos últimos 12 meses, o RBT12. No Anexo III, as alíquotas nominais vão de 6% até R$ 180 mil de RBT12 a 33% acima de R$ 3,6 milhões, com parcelas a deduzir que reduzem a alíquota efetiva em cada faixa.
O contador calcula a alíquota efetiva com a fórmula: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12. Para empresas de serviços sujeitas ao Fator R mencionado anteriormente, esse cálculo inclui a verificação mensal do enquadramento. As tabelas e alíquotas do Simples Nacional permanecem inalteradas em 2026 em relação a 2025.
Escrituração contábil e conciliação bancária
A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para ME e EPP. O contador registra todas as operações nos livros obrigatórios, como Diário, Razão e, para comércio, o Livro de Registro de Inventário, e concilia os extratos bancários com as notas fiscais e demais documentos fiscais.
A conciliação bancária identifica divergências entre o que foi registrado na contabilidade e o que efetivamente transitou na conta da empresa. Esse processo é fundamental para a apuração correta de impostos e para a produção de relatórios confiáveis. Empresas do Simples Nacional devem manter os arquivos XML de NF-e e NFS-e pelo prazo mínimo de cinco anos.
Folha de pagamento e departamento pessoal
Quando a empresa tem funcionários ou sócios com pró-labore, o contador assume o departamento pessoal. Essa responsabilidade abrange um conjunto de tarefas mensais e pontuais:
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Processamento mensal da folha de pagamento
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Transmissão de eventos ao eSocial, como admissões, demissões, férias e afastamentos
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Geração da DCTFWeb com base nos dados do eSocial e da EFD-Reinf
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Cálculo e recolhimento do INSS sobre o pró-labore dos sócios, separadamente do DAS
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Emissão do FGTS e controle de obrigações trabalhistas
Relatórios gerenciais e apoio à decisão
Com a escrituração em dia, o contador produz relatórios que traduzem os números da empresa em informação útil para o empreendedor. Esses relatórios incluem demonstração de resultado, balanço patrimonial, previsão de impostos e análise de margem. Eles servem de base para decisões como contratação de pessoal, abertura de filial ou mudança de regime tributário.
Checklist mensal e trimestral de tarefas do contador
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Tarefa |
Periodicidade |
Prazo aproximado |
Segmento |
|---|---|---|---|
|
Apuração do DAS e PGDAS-D |
Mensal |
Até dia 20 |
Todos |
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DCTFWeb |
Mensal |
Até dia 15 |
Com empregados ou retenções |
|
EFD-Reinf |
Mensal |
Conforme evento |
Com retenções previdenciárias |
|
Folha de pagamento e eSocial |
Mensal |
Conforme competência |
Com empregados |
|
Conciliação bancária |
Mensal |
Ao longo do mês |
Todos |
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Controle de estoque |
Mensal ou trimestral |
Conforme necessidade |
Comércio |
|
Cálculo do Fator R |
Mensal |
No momento do PGDAS-D |
Serviços, Anexos III e V |
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DEFIS |
Anual |
Até 31 de março |
Todos |
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Perguntas frequentes sobre contabilidade online para ME e EPP
Como funciona o serviço de contabilidade online da Agilize Contabilidade?
Os especialistas da Agilize Contabilidade cuidam de toda a rotina contábil da sua empresa: apuração de impostos, entrega de declarações, folha de pagamento e obrigações acessórias. O empreendedor acompanha tudo pelo painel online e conta com suporte humanizado por chat, e-mail e WhatsApp em horário comercial.
A contabilidade online é segura para minha empresa?
A contabilidade online da Agilize Contabilidade é segura. A empresa utiliza tecnologia com criptografia e segue as normas do CRC. O time é formado por contadores registrados que acompanham de perto a contabilidade de cada empresa. Todos os dados e documentos ficam protegidos e acessíveis a qualquer momento pelo painel da plataforma.
O que acontece se minha empresa não tiver um contador?
Para ME e EPP, ter um contador é obrigatório por lei. Sem um profissional responsável, a empresa fica exposta a multas por atraso ou erro nas declarações, enquadramento incorreto nos anexos do Simples Nacional, recolhimento equivocado de impostos e restrições para emitir certidões de regularidade fiscal. Essas restrições podem comprometer contratos, financiamentos e operações bancárias.
Posso trocar de contador e migrar para a Agilize Contabilidade?
A troca de contador e a migração para a Agilize Contabilidade são processos simples. A equipe da Agilize Contabilidade analisa as informações da sua empresa e, em até 24 horas, envia um relatório completo sobre a situação contábil. Depois, cuida de toda a migração de documentos e da formalização da troca de responsabilidade contábil, sem burocracia para o empreendedor.
Quais empresas a Agilize Contabilidade atende?
A Agilize Contabilidade atende microempresas, ME, e empresas de pequeno porte, EPP, de serviços e comércio, enquadradas no Simples Nacional ou Lucro Presumido, em todo o Brasil. A Agilize Contabilidade não atende MEIs.
Conclusão
Entender as principais tarefas de um contador para pequenas empresas ajuda a tomar decisões mais seguras e a evitar multas desnecessárias. Em 2026, com novas penalidades automáticas para atraso no PGDAS-D e na DEFIS e com a Reforma Tributária exigindo atenção redobrada, ter um contador que cuide de tudo com agilidade e precisão deixou de ser diferencial e passou a ser obrigação.
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