Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize | Última atualização: 10 de julho de 2026
Principais lições deste artigo
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ME e EPP no Simples Nacional devem usar o Emissor Nacional da NFS-e a partir de 01/09/2026, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026.
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Empresas de serviços emitem NFS-e com base na LC 116. Empresas de comércio emitem NF-e com NCM, CFOP e CSOSN. Cada fluxo exige credenciamento específico.
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A contratação de contador é obrigatória por lei para ME e EPP e reduz o risco de rejeições, multas e inconsistências no DAS.
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O XML da nota fiscal deve ser guardado por no mínimo 11 anos, em formato eletrônico.
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Empresas do Simples Nacional emitem nota fiscal por dois fluxos principais. Prestadores de serviços usam NFS-e pelo Emissor Nacional. Empresas de comércio usam NF-e pela SEFAZ estadual. Cada fluxo tem regras próprias de credenciamento, códigos fiscais e portais.
Este guia mostra os pré-requisitos e os dois tutoriais separados:
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NFS-e para serviços: emissão pelo Emissor Nacional
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NF-e para comércio: emissão pela SEFAZ estadual
Pré-requisitos e visão geral do fluxo
O primeiro passo é confirmar se a empresa está apta a emitir nota fiscal no Simples Nacional. Para isso, reúna estes documentos e informações:
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CNPJ ativo e enquadrado no Simples Nacional
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Certificado digital E-CNPJ modelo A1 ou A3, obrigatório para NF-e e recomendado para NFS-e via Emissor Nacional
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CNAE correto registrado no CNPJ, que define o anexo do Simples Nacional
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Credenciamento no portal correto: SEFAZ estadual para NF-e de comércio ou Emissor Nacional da NFS-e para serviços
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Dados do tomador do serviço ou comprador, como CNPJ ou CPF, endereço e e-mail
A distinção central é simples. Empresas de comércio emitem NF-e pela SEFAZ estadual. Empresas de serviços optantes pelo Simples Nacional emitem NFS-e pelo Emissor Nacional a partir de 01/09/2026, de forma obrigatória. Algumas empresas atuam em comércio e serviços e precisam dos dois credenciamentos.
O empreendedor pode executar tarefas operacionais, como acessar os portais, preencher os dados da nota e fazer o download do XML. As decisões técnicas que garantem a validade fiscal exigem contador obrigatório. Isso inclui definição do CNAE, enquadramento no anexo correto, configuração de CFOP e CSOSN, apuração do DAS, entrega de declarações e orientação sobre classificação fiscal.
Tutorial passo a passo para NFS-e (serviços)
Passo 1: acessar o Emissor Nacional da NFS-e
A partir de 01/09/2026, ME e EPP no Simples Nacional devem emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e, no portal gov.br. O acesso ocorre pela conta gov.br com nível prata ou ouro ou por certificado digital E-CNPJ A1. Empresas que usam ERP podem integrar o sistema à API da SEFIN Nacional.
Passo 2: classificar o serviço pela LC 116
Cada serviço prestado deve ter classificação na Lista de Serviços da Lei Complementar 116/2003, que define os serviços sujeitos ao ISS. A escolha deve considerar o serviço efetivamente prestado, e não apenas o CNAE do CNPJ. Erros nessa etapa geram rejeição da nota ou cálculo incorreto do imposto.
Erro comum: usar o código LC 116 do CNAE principal sem conferir se ele corresponde ao serviço da nota. A solução é validar a classificação com o contador antes da primeira emissão.
Passo 3: preencher os dados da nota e emitir
No Emissor Nacional, informe dados do prestador, dados do tomador, descrição detalhada do serviço, valor, alíquota de ISS conforme a legislação municipal e código LC 116. Depois da conferência, conclua a emissão. O status “Autorizada” confirma que a NFS-e tem validade em todo o território nacional.
Resultado esperado: NFS-e autorizada com número, código de verificação e XML disponível para download imediato.
Tutorial passo a passo para NF-e (comércio)
Passo 1: fazer o credenciamento na SEFAZ estadual
Empresas de comércio emitem NF-e pela SEFAZ do estado onde estão estabelecidas. O credenciamento ocorre no portal da SEFAZ estadual, com uso de certificado digital E-CNPJ modelo A1 ou A3. Alguns estados oferecem emissor gratuito. Outros exigem software emissor homologado.
Passo 2: classificar a mercadoria pelo NCM
Cada mercadoria comercializada deve ter um código NCM de 8 dígitos correto. O NCM define as alíquotas de IPI, ICMS, PIS e COFINS. A SEFAZ retorna Rejeição 778 quando o NCM está ausente ou inválido, o que impede a autorização da nota. O CSOSN também é obrigatório e indica se o ICMS já está incluído no DAS mensal.
Erro comum: usar NCM genérico ou incorreto para agilizar o cadastro de produtos. Essa prática gera rejeições, autuações e cálculo errado de impostos. O contador deve validar o NCM de cada produto antes da primeira emissão.
Passo 3: configurar CFOP e CSOSN
O CFOP identifica a natureza da operação, como 5.102 para venda de mercadoria adquirida para revenda em operação dentro do estado. O CSOSN é exclusivo do Simples Nacional e deve refletir a situação tributária do ICMS. Configurações incorretas de CFOP ou CSOSN geram inconsistências fiscais e podem causar dupla tributação ou glosa de créditos pelo tomador.
Passo 4: emitir a NF-e e monitorar o status
Depois de preencher todos os campos, transmita a NF-e para a SEFAZ. O status “Autorizada” com chave de acesso de 44 dígitos confirma a validade do documento. Em seguida, faça o download do XML e do DANFE.
Como saber se a emissão deu certo?
Alguns sinais mostram que a emissão ocorreu de forma correta.
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Status “Autorizada” no portal da SEFAZ para NF-e ou no Emissor Nacional para NFS-e
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XML válido disponível para download, com assinatura digital íntegra
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Chave de acesso de 44 dígitos gerada e consultável no portal público
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DAS apurado corretamente no mês de competência, com faturamento compatível com as notas
Alguns alertas indicam necessidade de revisão imediata.
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Status “Rejeitada” ou “Denegada”, com código de rejeição apontando o campo com erro
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Divergência entre o valor da nota e o faturamento declarado no DAS
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XML não gerado ou corrompido, o que retira a validade jurídica do documento
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Alíquota de ISS diferente da legislação municipal vigente
Dicas avançadas e próximos passos
Empresas de serviços enquadradas nos Anexos III ou V do Simples Nacional dependem do Fator R para definir o anexo de tributação em cada período. Quando a folha de pagamento dos últimos 12 meses representa 28% ou mais da receita bruta do mesmo período, a empresa é tributada no Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Abaixo desse percentual, aplica-se o Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. A Agilize Contabilidade calcula o Fator R de forma automática, sem necessidade de controle manual pelo empreendedor.
A Reforma Tributária traz tratamento diferenciado para empresas no Simples Nacional em relação a CBS e IBS, mas não concede isenção total dessas contribuições. A emissão correta de NFS-e e NF-e em 2026 já prepara a empresa para a transição fiscal, principalmente pela padronização de dados que o Emissor Nacional oferece.
O XML de cada nota emitida deve ser guardado pelo prazo legal mencionado anteriormente, em formato eletrônico. A organização por competência e a criação de cópias de segurança reduzem o risco de perda de arquivos. Essa rotina pode ser centralizada pela contabilidade online.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e no Simples Nacional?
NF-e é o documento fiscal usado por empresas de comércio para registrar a circulação de mercadorias. A emissão ocorre pela SEFAZ estadual e exige NCM, CFOP e CSOSN. NFS-e é o documento usado por prestadores de serviços sujeitos ao ISS municipal e segue a Lista de Serviços da LC 116/2003. A partir de 01/09/2026, ME e EPP no Simples Nacional devem emitir NFS-e pelo Emissor Nacional, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026.
ME e EPP precisam de contador para emitir nota fiscal?
ME e EPP precisam de contador por exigência legal. A legislação empresarial determina escrituração contábil regular para essas empresas. O contador define o enquadramento correto nos anexos do Simples Nacional, configura CFOP, CSOSN e NCM, apura o DAS e entrega as declarações obrigatórias. Emitir notas sem orientação contábil aumenta o risco de rejeições, multas e inconsistências fiscais.
O que acontece se eu emitir nota com NCM ou LC 116 errado?
Para NF-e com NCM incorreto, a SEFAZ pode rejeitar a nota e impedir a autorização. Se o erro não for identificado, pode ocorrer autuação fiscal, pagamento incorreto de impostos e necessidade de cancelamento e reemissão dentro do prazo legal. Para NFS-e com código LC 116 errado, a nota pode ser emitida, mas o ISS será calculado com alíquota inadequada, o que gera diferença tributária a ser cobrada pelo município. O prazo de regularização depende do auto de infração e da legislação aplicável.
Preciso guardar o XML da nota fiscal? Por quanto tempo?
O XML é o documento fiscal com validade jurídica. O DANFE e o DANFSe são apenas representações gráficas auxiliares. O prazo mínimo de guarda do XML é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. A guarda deve ocorrer em formato eletrônico, com integridade do arquivo garantida. A contabilidade online pode centralizar esse armazenamento.
Empresas de comércio também precisam do Emissor Nacional da NFS-e?
Empresas de comércio não usam o Emissor Nacional da NFS-e para operações sujeitas apenas ao ICMS. O Emissor Nacional atende prestadores de serviços sujeitos ao ISS. ME e EPP que atuam em comércio e serviços precisam de dois credenciamentos. A SEFAZ estadual atende as operações de venda de mercadorias. O Emissor Nacional atende as prestações de serviço.
Conclusão
A emissão de nota fiscal no Simples Nacional em 2026 segue dois fluxos distintos. Prestadores de serviços usam NFS-e pelo Emissor Nacional. Empresas de comércio usam NF-e pela SEFAZ estadual. Os pré-requisitos são semelhantes, como CNPJ ativo, certificado digital, credenciamento e classificação fiscal correta. Os portais, os códigos e as obrigações acessórias variam conforme o tipo de operação.
ME e EPP precisam de suporte contábil para manter a regularidade fiscal. A classificação correta do serviço na LC 116, a configuração de NCM e CSOSN, a guarda do XML pelo prazo legal e a apuração adequada do DAS exigem conhecimento técnico. Erros nessas etapas geram rejeições, multas e inconsistências que afetam o negócio.
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