Como emitir nota fiscal eletrônica sendo PJ?

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize

Principais lições deste artigo

• ME e EPP do Simples Nacional precisam emitir nota fiscal eletrônica em todas as vendas de mercadorias e prestações de serviços. A falta de emissão pode gerar autuação e exclusão do regime.

• A escolha entre NFS-e e NF-e depende da natureza da operação: serviços sujeitos ao ISS exigem NFS-e, venda de mercadorias sujeitas ao ICMS exige NF-e.

• Antes de emitir qualquer nota, a empresa precisa ter CNPJ ativo, Inscrição Municipal ou Estadual, certificado digital ICP-Brasil e credenciamento no portal correto.

• Após a emissão, o registro das notas na contabilidade é obrigatório para que o DAS seja calculado corretamente e todas as obrigações acessórias sejam cumpridas.

• Para garantir conformidade e reduzir erros, vale contar com o suporte especializado da Agilize Contabilidade: conheça as condições exclusivas e fale com um especialista.

Por que emitir nota fiscal é essencial para sua empresa ME ou EPP?

A nota fiscal eletrônica registra oficialmente cada operação comercial ou de serviço da empresa. Sem esse registro, a receita não entra no cálculo do DAS, imposto mensal do Simples Nacional, o que configura omissão de receita e aumenta o risco de autuação fiscal e exclusão do regime.

A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para ME e EPP. Essa exigência torna obrigatória a contratação de um contador, profissional habilitado para registrar corretamente cada nota emitida, calcular o Fator R no prazo certo quando a atividade estiver sujeita a essa regra e entregar todas as obrigações acessórias sem atraso.

NFS-e ou NF-e: qual nota sua empresa deve emitir?

A natureza da operação define o tipo de nota. Emitir o documento errado é uma das principais causas de autuações fiscais em ME e EPP, porque deixa ISS ou ICMS sem cobertura.

A tabela a seguir resume as diferenças essenciais entre NFS-e e NF-e para facilitar a identificação do documento correto em cada situação:

Critério	NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)	NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55)
Tipo de operação	Prestação de serviços sujeita ao ISS	Venda de mercadorias sujeita ao ICMS
Órgão autorizador	Prefeitura municipal ou Emissor Nacional a partir de setembro de 2026	SEFAZ estadual
Certificado digital	Obrigatório para ME e EPP, MEI pode usar Gov.br	Obrigatório, e-CNPJ A1 ou A3, ICP-Brasil
Imposto principal	ISS entre 2% e 5%, conforme município e LC 116/2003	ICMS com alíquota estadual

Empresas com atividades mistas, como venda de produto com instalação, precisam emitir os dois documentos na mesma operação.

Pré-requisitos obrigatórios para ME e EPP

Emitir nota fiscal eletrônica exige alguns requisitos mínimos. Esses itens garantem que a empresa esteja regularizada e apta a acessar os portais de emissão.

Os principais pré-requisitos são:

• CNPJ ativo na Receita Federal

• Inscrição Municipal ativa para NFS-e ou Inscrição Estadual ativa na SEFAZ para NF-e

• Certificado digital e-CNPJ A1 ou A3, padrão ICP-Brasil, obrigatório para ME e EPP em ambos os tipos de nota

• Credenciamento no portal municipal ou no Emissor Nacional da NFS-e para serviços, ou credenciamento na SEFAZ estadual para produtos

• Contador registrado no CRC, obrigatório por lei para ME e EPP

O certificado digital tem validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita, conforme a Medida Provisória 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020. Sem esse certificado, a NF-e não tem validade e a NFS-e nacional não pode ser emitida por ME e EPP.

Precisa de ajuda para obter o certificado digital e fazer o credenciamento sem erros: fale com um especialista da Agilize Contabilidade.

Visão macro do fluxo em 5 etapas

O processo de emissão de nota fiscal eletrônica para ME e EPP pode ser organizado em cinco etapas práticas.

1. Verificar CNAE e regime tributário, etapa que o empreendedor pode fazer com apoio do contador

2. Obter certificado digital e realizar o credenciamento, etapa que costuma exigir suporte especializado para escolher o portal correto

3. Acessar o portal correto e configurar o emissor, etapa que pede configuração técnica alinhada ao regime

4. Preencher e emitir a nota fiscal, etapa executada pelo empreendedor, com validação dos parâmetros pelo contador

5. Registrar a nota e integrar com as obrigações do Simples Nacional, etapa contábil obrigatória, realizada pelo contador

Passo 1: verifique seu CNAE e regime tributário

Objetivo

Definir qual tipo de nota a empresa deve emitir e em qual anexo do Simples Nacional a atividade se enquadra.

Ações

1. Acessar o cartão CNPJ no portal da Receita Federal e identificar o CNAE principal e os secundários.

2. Consultar a tabela de anexos do Simples Nacional para verificar se a atividade está no Anexo I, de comércio, ou nos Anexos III, IV ou V, de serviços.

3. Confirmar com o contador se a atividade gera ISS, ICMS ou ambos, pois essa definição orienta qual nota emitir.

Resultado esperado

Definição clara se a empresa emite NFS-e, NF-e ou os dois documentos, e qual alíquota de imposto incide sobre cada tipo de operação.

Passo 2: obtenha certificado digital e realize o credenciamento

Objetivo

Habilitar a empresa para assinar digitalmente as notas fiscais e acessar os portais de emissão.

Ações para NFS-e

1. Adquirir um e-CNPJ A1 ou A3 em uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

2. Acessar o portal municipal da cidade ou o Emissor Nacional em gov.br/nfse e solicitar o credenciamento com o CNPJ e a Inscrição Municipal.

3. Verificar se o município exige envio de formulário por e-mail ou protocolo online e seguir o procedimento descrito no site da prefeitura.

Ações para NF-e

1. Obter a Inscrição Estadual ativa na SEFAZ do estado.

2. Solicitar o credenciamento para emissão de NF-e na SEFAZ estadual e realizar os testes de integração exigidos.

Resultado esperado

Empresa credenciada e com certificado digital válido, pronta para emitir notas no ambiente de produção.

Passo 3: acesse o portal correto e configure o emissor

Objetivo

Configurar o sistema de emissão com os parâmetros corretos para o Simples Nacional.

Ações

1. Para NFS-e, acessar o Emissor Nacional em gov.br/nfse com o e-CNPJ, selecionar o perfil “Optante, Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte (ME/EPP)” e o regime de apuração “Regime de apuração dos tributos federais e municipal pelo Simples Nacional”.

2. Para NF-e, configurar o emissor homologado pela SEFAZ com o Código de Regime Tributário correto para o Simples Nacional.

3. Definir a série da nota. No Emissor Nacional com e-CNPJ, a série deve estar entre 1 e 49.999.

Resultado esperado

Emissor configurado corretamente, com menor risco de rejeição por parâmetros incorretos de regime tributário.

Passo 4: preencha e emita a nota fiscal

Objetivo

Gerar o documento fiscal com todas as informações obrigatórias e transmiti-lo ao órgão autorizador.

Ações

1. Informar os dados do tomador, como CNPJ ou CPF, razão social e endereço.

2. Descrever o serviço ou produto com clareza. Descrições genéricas geram retrabalho e podem bloquear a transmissão.

3. Informar o valor da operação e verificar se há retenção de ISS pelo tomador. A marcação incorreta de retenção é um dos erros mais críticos para empresas do Simples Nacional.

4. Transmitir a nota e guardar os livros obrigatórios e comprovantes até que ocorra a prescrição dos créditos tributários, conforme o parágrafo único do artigo 195 do CTN.

Resultado esperado

Nota fiscal autorizada, com número e chave de acesso válidos, entregue ao tomador.

Passo 5: registre a nota e integre com as obrigações do Simples Nacional

Objetivo

Incluir cada nota emitida no cálculo do DAS e nas obrigações acessórias do período.

Ações

1. Informar ao contador todas as notas emitidas no mês para lançamento na escrituração contábil.

2. Permitir que o contador apure o DAS com base na receita bruta do período, aplicando o anexo e a alíquota efetiva corretos.

3. Para atividades sujeitas ao Fator R, acompanhar a verificação mensal da relação entre folha de pagamento e receita bruta dos últimos 12 meses, que define se a empresa permanece no Anexo III ou migra para o Anexo V.

4. Arquivar os arquivos XML e os DANFSe ou DANFe para eventual fiscalização.

Resultado esperado

DAS calculado corretamente, obrigações acessórias entregues no prazo e CNPJ regular.

Garanta que suas notas sejam registradas da forma correta e que o DAS saia sem surpresas: conte com o suporte da Agilize Contabilidade.

Erros comuns e como evitá-los

Alguns erros se repetem na rotina de emissão de notas por ME e EPP e podem ser evitados com ajustes simples.

• Usar o portal errado: após a migração para o Emissor Nacional, muitas empresas continuam usando o portal municipal. A partir de 1º de setembro de 2026, ME e EPP optantes pelo Simples Nacional precisam emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026.

• Não testar integração do sistema: vale verificar se o ERP ou sistema de emissão já está integrado via API com a SEFIN Nacional. Empresas e escritórios contábeis ganham tempo quando fazem essa checagem com antecedência.

• Deixar o certificado expirar: certificado digital expirado ou incompatível é causa frequente de rejeição de NFS-e. A recomendação é acompanhar a data de validade do e-CNPJ e renovar antes do vencimento.

• Selecionar regime tributário incorreto: escolher o regime errado no Emissor Nacional gera o código de erro E0615 e bloqueia a transmissão da NFS-e para ME e EPP no Simples Nacional.

• Preencher campos indevidos de IBS e CBS: em 2026, notas fiscais emitidas por empresas do Simples Nacional passam por ajustes relacionados aos campos de IBS e CBS da Reforma Tributária. A obrigatoriedade de preenchimento desses campos em documentos fiscais eletrônicos começa em 3 de agosto de 2026. Manter o sistema atualizado reduz o risco de preenchimento indevido.

• Repetir tentativas em caso de instabilidade: instabilidades no Portal Nacional durante o período de migração da Reforma Tributária são esperadas. A orientação é aguardar alguns minutos antes de tentar novamente, sem enviar múltiplas tentativas simultâneas.

Tabela: resumo do processo por tipo de nota no Simples Nacional

O resumo abaixo ajuda a visualizar, em um só lugar, qual portal usar e como cada tipo de nota se conecta ao DAS.

Tipo de nota	Operação	Portal de emissão a partir de setembro de 2026	Imposto recolhido no DAS
NFS-e	Prestação de serviços com ISS	Emissor Nacional, gov.br/nfse	Sim, ISS incluso no DAS para ME e EPP no Simples
NF-e, modelo 55	Venda de mercadorias com ICMS	SEFAZ estadual, emissor homologado	Sim, ICMS incluso no DAS até o sublimite de R$ 3,6 milhões
NFS-e e NF-e	Operação mista, serviço e produto	Ambos os portais	Sim, conforme a receita de cada operação

Como saber se deu certo?

Alguns sinais mostram que o processo de emissão e registro das notas está funcionando como deveria.

• A nota fiscal possui número, série e chave de acesso válidos, com autorização do órgão competente.

• O CNPJ aparece como regular nas consultas da Receita Federal e da prefeitura.

• O DAS do mês foi gerado com base na receita bruta que inclui todas as notas emitidas.

• Não há notas rejeitadas ou pendentes de transmissão no sistema emissor.

• As guias de ISS e ICMS, quando aplicáveis acima do sublimite, estão pagas dentro do prazo.

Dicas avançadas e próximos passos

Obrigatoriedade do Emissor Nacional a partir de setembro de 2026: ME e EPP optantes pelo Simples Nacional precisam migrar para o Emissor Nacional da NFS-e até 1º de setembro de 2026, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026. A obrigação também alcança empresas com adesão ao Simples Nacional pendente ou em discussão administrativa.

Fator R e impacto nas alíquotas: para empresas de serviços enquadradas nos Anexos III e V, o Fator R define automaticamente o anexo correto em cada período. Quando a folha de pagamento, incluindo pró-labore, representa 28% ou mais da receita bruta dos últimos 12 meses, a empresa é tributada pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Abaixo desse percentual, aplica-se o Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. O cálculo é mensal e automático, não depende de escolha do empreendedor.

Sublimite de ICMS e ISS: empresas que ultrapassam R$ 3,6 milhões de receita bruta anual deixam de recolher ICMS e ISS de forma unificada no DAS e passam a recolher esses tributos separadamente.

Reforma Tributária: a padronização da NFS-e nacional integra as medidas preparatórias para a Reforma Tributária no Simples Nacional, que inclui a futura incorporação de campos para IBS e CBS nas notas fiscais a partir de 2027.

Para entender como sua atividade se enquadra nos anexos do Simples Nacional e quais obrigações fiscais se aplicam ao seu CNPJ, vale consultar um especialista contábil.

Perguntas frequentes sobre emitir nota fiscal eletrônica PJ

ME e EPP são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica em todas as operações de venda de mercadorias ou prestação de serviços para pessoas jurídicas. A emissão para pessoa física também é obrigatória em muitos casos, conforme a atividade e a legislação estadual ou municipal aplicável. A ausência de nota fiscal configura omissão de receita e pode resultar em autuação fiscal e exclusão do Simples Nacional.

Diferença entre NFS-e e NF-e para empresas do Simples Nacional

A NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é emitida por empresas prestadoras de serviços e está sujeita ao ISS, tributo municipal. A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, é emitida por empresas que vendem mercadorias e está sujeita ao ICMS, tributo estadual. Para ME e EPP no Simples Nacional, ambos os impostos são recolhidos dentro do DAS, mas cada tipo de nota é autorizado por um órgão diferente. A NFS-e é autorizada pelo município ou pelo Emissor Nacional a partir de setembro de 2026, e a NF-e é autorizada pela SEFAZ estadual. Emitir o tipo errado deixa um dos tributos sem recolhimento e gera risco de autuação.

Data de início da obrigatoriedade do Emissor Nacional para ME e EPP

A obrigatoriedade do Emissor Nacional da NFS-e para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional começa em 1º de setembro de 2026, conforme a Resolução CGSN nº 189/2026, publicada no Diário Oficial da União em 28 de abril de 2026. A regra vale para todas as operações sujeitas ao ISS e também para empresas com adesão ao Simples Nacional pendente ou em discussão administrativa. A emissão pode ser feita pelo portal web do Emissor Nacional ou por ERP integrado via API com a SEFIN Nacional.

Impacto do Fator R na emissão de notas fiscais

O Fator R não altera o passo a passo de emissão da nota fiscal, mas influencia diretamente o valor do imposto recolhido. Para empresas de serviços enquadradas nos Anexos III e V do Simples Nacional, o Fator R define qual anexo se aplica em cada período de apuração, com base na relação entre folha de pagamento, incluindo pró-labore, e receita bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III. Abaixo desse percentual, aplica-se o Anexo V. Como a receita bruta é composta pelas notas fiscais emitidas, qualquer erro na emissão ou omissão de notas afeta o cálculo do Fator R e, por consequência, a alíquota do DAS.

Possibilidade de emitir nota fiscal sem contador

Para ME e EPP, a contratação de um contador é obrigatória por lei, porque a legislação empresarial exige escrituração contábil regular para essas categorias. O empreendedor pode acessar o portal e preencher os dados da nota, mas a configuração correta dos parâmetros fiscais, o cálculo do DAS, a entrega das obrigações acessórias e a integração das notas com a contabilidade da empresa são responsabilidades do contador. Operar sem esse suporte aumenta o risco de erros de enquadramento, cálculo incorreto de impostos e exclusão do Simples Nacional.

Conclusão: mantenha seu CNPJ regular e foque no crescimento

Emitir nota fiscal eletrônica corretamente envolve cinco etapas: verificar CNAE e regime, obter certificado digital e credenciamento, configurar o emissor, preencher e transmitir a nota e integrar tudo com as obrigações do Simples Nacional. Cada etapa influencia a regularidade do CNPJ e o valor do DAS.

Para ME e EPP, esse processo exige acompanhamento técnico. A Agilize Contabilidade cuida de toda a rotina contábil da empresa, como emissão, importação e cancelamento de notas fiscais, cálculo automático do Fator R quando aplicável, apuração do DAS e entrega de obrigações acessórias, com atendimento online por especialistas.

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