Como regularizar pendências fiscais da sua empresa em 2026

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize | Última atualização: 23 de julho de 2026

Principais lições deste artigo

• Quase 700 mil MEIs e 404 mil micro e pequenas empresas acumulam mais de R$ 12,8 bilhões em débitos com a Receita Federal ou PGFN, e o prazo para regularizar é até 30 de setembro de 2026 para evitar exclusão do Simples Nacional em 2027.

• O processo de regularização exige seis etapas macro: verificar o DTE-SN, consultar pendências no e-CAC, distinguir débitos tributários de obrigações acessórias, regularizar débitos via Portal do Simples Nacional ou Portal Regularize, regularizar obrigações acessórias e emitir a CND.

• Débitos tributários (DAS, DARF) e obrigações acessórias (PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb) têm canais e soluções diferentes, e é obrigatório resolver ambos para obter a Certidão Negativa de Débitos.

• ME e EPP têm condições especiais de parcelamento no PGFN (Edital nº 06/2026) e na Receita Federal (Editais nº 9 e 10/2026), com adesão até 30 de outubro de 2026.

• Para evitar novas pendências e garantir a regularidade contínua do CNPJ, conte com a Agilize Contabilidade: fale com um especialista e mantenha seu CNPJ sempre regular.

Pré-requisitos e visão geral do processo

Ter os dados certos em mãos agiliza toda a regularização.

• CNPJ da empresa

• Conta Gov.br com nível prata ou ouro, ou certificado digital e-CNPJ A1

• Número do recibo da declaração de Imposto de Renda de 2025 ou 2026 para gerar código de acesso ao DTE-SN

• Acesso ao e-mail e telefone cadastrados na Receita Federal

O processo envolve seis etapas macro:

1. Verificar o DTE-SN para identificar o Termo de Exclusão

2. Consultar pendências no e-CAC em “Minhas Dívidas e Pendências”

3. Distinguir débitos tributários de obrigações acessórias

4. Regularizar débitos via Portal do Simples Nacional ou Portal Regularize (PGFN)

5. Regularizar obrigações acessórias em atraso

6. Emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND)

Tutorial passo a passo

Passo 1 – Acessar o DTE-SN e verificar o Termo de Exclusão

O Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN) é o canal oficial de comunicação da Receita Federal com empresas do regime. Os Termos de Exclusão emitidos em março de 2026 estão disponíveis no DTE-SN e também podem ser acessados pelo Portal e-CAC.

• Acessar o Portal do Simples Nacional

• Gerar o código de acesso com o número do recibo do IR ou usar certificado digital

• Navegar até Simples, Serviços, Comunicações ou DTE

• Localizar a mensagem “Termo de Exclusão do Simples Nacional”

Resultado esperado: visualização do Termo de Exclusão e do Relatório de Pendências com todos os débitos listados.

Tempo médio: 15 a 30 minutos.

Atenção: a ciência do Termo ocorre na data da primeira leitura ou automaticamente no 45º dia após a disponibilização. A partir da ciência, o prazo legal para regularização começa a correr. Cadastre até três telefones ou e-mails no DTE-SN para receber alertas de novas mensagens.

Passo 2 – Consultar todas as pendências no e-CAC

O Relatório de Pendências do DTE-SN mostra os débitos que motivaram o Termo de Exclusão, mas não traz sempre o quadro completo. A consulta completa de pendências é feita pelo Portal de Serviços da Receita Federal, na seção Simples Nacional, em “Minhas Dívidas e Pendências”.

• Acessar o e-CAC com conta Gov.br nível prata ou ouro, ou certificado digital

• Selecionar “Simples Nacional” no menu de serviços

• Clicar em “Minhas Dívidas e Pendências”

• Anotar separadamente débitos tributários (DAS em atraso, DARF) e obrigações acessórias (declarações não entregues)

Resultado esperado: lista completa de débitos e obrigações pendentes, com valores atualizados.

Tempo médio: 20 a 40 minutos.

Passo 3 – Distinguir débitos tributários de obrigações acessórias

Separar esses dois tipos de pendência facilita a escolha do canal e da solução corretos.

• Débitos tributários: DAS não pagos, DARF de INSS sobre pró-labore e tributos apurados e não recolhidos. São valores em dinheiro devidos ao fisco.

• Obrigações acessórias: declarações não entregues, como PGDAS-D, DEFIS e DCTFWeb. Não representam valores monetários diretos, mas o descumprimento gera multas e impede a regularização dos débitos.

Entender os anexos do Simples Nacional que se aplicam à atividade da empresa é importante nesta etapa. A alíquota efetiva varia por anexo e faixa de faturamento, e um enquadramento incorreto pode ter gerado DAS calculados a menor, aumentando o valor a regularizar. Para empresas de serviços sujeitas à regra do Fator R, o anexo aplicável pode mudar mês a mês, o que afeta diretamente o cálculo retroativo dos débitos.

Resultado esperado: dois grupos distintos de pendências, cada um com seu plano de ação.

Agora que você identificou e classificou todas as pendências, algumas dicas práticas ajudam a evitar erros comuns nesta fase.

Dicas práticas após os Passos 1–3

• Salvar prints ou PDFs de cada tela consultada, que servem como comprovante de ciência e de situação na data da consulta.

• Verificar se há débitos municipais de ISS ou estaduais de ICMS em separado, pois esses não são regularizados nos portais federais.

• Apresentar contestação online à Receita Federal, dentro do prazo legal, se a empresa recebeu o Termo de Exclusão e discorda dos valores.

Erros comuns

• Confundir a data de ciência com a data de emissão do Termo, pois o prazo legal começa na ciência, não na emissão.

• Ignorar obrigações acessórias e tentar pagar apenas os débitos, já que sem as declarações entregues o sistema não libera a regularização completa.

• Usar o acesso de pessoa física no e-CAC em vez do acesso vinculado ao CNPJ da empresa.

Passo 4 – Regularizar os débitos tributários

O canal de regularização depende de onde o débito está inscrito.

• Débitos na Receita Federal (não inscritos em dívida ativa): acessar o Portal do Simples Nacional, selecionar “Parcelamento” e simular as condições. O parcelamento permite o pagamento em várias prestações com incidência de juros.

• Débitos inscritos na Dívida Ativa da União (PGFN): acessar o Portal Regularize, clicar em “Negociar Dívida” e simular as opções disponíveis. ME e EPP têm condições diferenciadas no PGFN Edital nº 06/2026, com adesão até 30 de setembro de 2026.

• Débitos em contencioso administrativo: a Receita Federal publicou em julho de 2026 os Editais de Transação nº 9 e nº 10, com adesão até 30 de outubro de 2026. O Edital nº 10 destina-se a débitos de pequeno valor.

Resultado esperado: parcelamento ativo ou quitação total dos débitos, com DAS ou DARF da primeira parcela pago.

Tempo médio: 30 a 60 minutos por portal.

Precisa de ajuda para negociar seus débitos? Fale com um especialista.

Passo 5 – Regularizar as obrigações acessórias

Entregar as declarações em atraso é condição para concluir a regularização.

• PGDAS-D: apuração mensal do Simples Nacional, entregue pelo Portal do Simples Nacional

• DEFIS: declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais, também pelo Portal do Simples Nacional

• DCTFWeb: declaração de débitos e créditos tributários federais previdenciários, entregue pelo e-CAC

A entrega em atraso gera multas, mas regulariza a situação cadastral e permite avançar para a emissão da certidão. Um contador é obrigatório para ME e EPP, e esse profissional deve conduzir a entrega dessas declarações com os valores corretos.

Passo 6 – Emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND)

Com todos os débitos pagos ou parcelados e as obrigações acessórias entregues, a empresa fica apta a emitir a CND federal.

• Acessar o site da Receita Federal e informar o CNPJ

• Emitir a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN) quando houver parcelamento ativo, que tem o mesmo valor legal da CND em contratos, licitações e financiamentos.

• Utilizar a CND federal, válida por 180 dias, que cobre tanto os tributos administrados pela Receita Federal quanto os débitos inscritos na Dívida Ativa da União.

Resultado esperado: CND ou CPEN emitida e disponível para download em PDF.

Tempo médio: 5 minutos após a regularização completa.

Dicas práticas após os Passos 4–6

• Agendar um lembrete para renovar a CND antes do vencimento dos 180 dias, pois certidão vencida bloqueia contratos e licitações sem aviso prévio.

• Manter o comprovante de adesão ao parcelamento salvo, já que alguns processos de contratação pública exigem esse documento.

• Evitar atraso em três parcelas do parcelamento PGFN, que rescinde o acordo automaticamente, cancela a CPEN e retoma a execução fiscal. Manter o pagamento em dia evita esse problema.

Erros comuns

• Tentar emitir a CND antes de o sistema processar o pagamento da primeira parcela, em vez de aguardar até o próximo dia útil após o pagamento.

• Esquecer de regularizar débitos estaduais ou municipais, que também bloqueiam certidões específicas.

Como saber se deu certo?

A regularização fica concluída quando alguns sinais aparecem nos sistemas oficiais.

• A CND ou CPEN federal é emitida sem erros pelo site da Receita Federal.

• O Portal do Simples Nacional não exibe pendências na consulta “Minhas Dívidas e Pendências”.

• O Termo de Exclusão fica sem efeito, pois a regularização de todos os débitos listados no Relatório de Pendências dentro do prazo legal evita a exclusão do Simples Nacional.

• O CNPJ aparece como “ativo” e “regular” no Portal do Simples Nacional.

Sinais de alerta: se a CND não for emitida após a regularização, vale verificar se há débitos estaduais ou municipais pendentes, se alguma declaração acessória ainda está em aberto ou se o pagamento da primeira parcela ainda não foi processado pelo sistema.

Dicas avançadas e próximos passos

Regularizar pendências resolve o problema imediato. Manter o CNPJ regular de forma contínua exige rotina contábil estruturada.

• Empresas de serviços sujeitas ao Fator R: como mencionado no Passo 3, empresas sujeitas ao Fator R precisam de cálculo mensal correto para evitar novos débitos. Contar com um contador que faça esse cálculo automaticamente reduz o risco de erros.

• Empresas de comércio (Anexo I): a alíquota efetiva depende da receita bruta acumulada dos últimos 12 meses. Variações de faturamento precisam ser monitoradas para evitar apurações incorretas.

• Integração com a rotina contábil: DAS, PGDAS-D, DCTFWeb e DEFIS têm prazos mensais e anuais fixos. Um sistema de alertas e uma contabilidade online que automatize essas entregas reduz o risco de novas pendências.

• Monitoramento do DTE-SN: o DTE-SN é o canal oficial de comunicação da Receita Federal com sua empresa. Novos Termos de Exclusão, notificações de pendências e outras comunicações importantes aparecem primeiro lá. Como visto no Passo 1, a ciência automática no 45º dia inicia o prazo de regularização, por isso verifique o DTE-SN ao menos uma ou duas vezes por mês para não perder notificações importantes.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a rotina contábil da sua ME ou EPP, como apuração de impostos, entrega de declarações, emissão de guias e monitoramento de obrigações, para que você foque no crescimento do negócio.

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Perguntas frequentes

O que é o Termo de Exclusão do Simples Nacional e como sei se recebi um?

O Termo de Exclusão é um documento emitido pela Receita Federal que notifica a empresa sobre débitos que podem resultar na exclusão do Simples Nacional. Ele fica disponível no DTE-SN, conforme explicado no Passo 1. Para verificar, acesse o portal com sua conta Gov.br nível prata ou ouro, ou certificado digital e-CNPJ, vá até a seção de Comunicações ou DTE e procure pela mensagem com esse título. Se sua empresa tem débitos em aberto, verificar o DTE-SN regularmente evita surpresas.

Qual é a diferença entre débito tributário e obrigação acessória?

Débito tributário é um valor em dinheiro que a empresa deve ao fisco, como DAS não pagos ou DARF de INSS sobre pró-labore. Obrigação acessória é uma declaração ou documento que a empresa deve entregar ao fisco, como o PGDAS-D mensal ou a DEFIS anual. As duas categorias são independentes, e é possível ter as declarações em dia e ainda ter débitos, ou ter os débitos pagos e declarações em atraso. Para regularizar completamente o CNPJ, é necessário resolver as duas situações.

Posso parcelar os débitos do Simples Nacional e ainda manter o regime?

Sim. A adesão a um parcelamento ativo junto à Receita Federal ou ao Portal Regularize (PGFN) suspende a exigibilidade do crédito tributário. Com o parcelamento em dia, a empresa pode permanecer no Simples Nacional e tem direito à emissão da CPEN, que, conforme explicado no Passo 6, tem o mesmo valor legal da CND para contratos e financiamentos. O parcelamento no Simples Nacional permite o pagamento em prestações com juros. Manter o pagamento das parcelas em dia evita o cancelamento do acordo e o retorno à situação de irregularidade.

O que acontece se a empresa não regularizar os débitos a tempo?

A empresa é excluída do Simples Nacional com efeito a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da exclusão. Isso significa que passa a ser tributada por outro regime, geralmente Lucro Presumido, com alíquotas e obrigações acessórias mais complexas. Para retornar ao Simples Nacional, é necessário quitar todos os débitos e fazer uma nova solicitação de opção em janeiro do ano seguinte, com efeito retroativo a 1º de janeiro daquele ano. Enquanto o CNPJ estiver irregular, a empresa não consegue emitir certidão negativa, o que bloqueia contratos, licitações e acesso a crédito.

Por que é obrigatório ter um contador para ME e EPP no Simples Nacional?

A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para micro e pequenas empresas. Isso inclui a apuração correta dos impostos, a entrega das declarações obrigatórias e a manutenção dos livros contábeis. Sem um contador registrado no CRC, a empresa fica exposta a erros de apuração, como DAS calculados a menor ou a maior, atrasos em declarações que geram multas e dificuldade em identificar e resolver pendências fiscais antes que se tornem um problema maior. A Agilize Contabilidade oferece contabilidade online completa para ME e EPP, com especialistas que cuidam de toda essa rotina para que o empreendedor possa focar no negócio.

Conclusão

Regularizar pendências fiscais no Simples Nacional em 2026 segue um fluxo definido: verificar o DTE-SN, consultar o e-CAC, separar débitos de obrigações acessórias, negociar nos portais corretos, como Portal do Simples Nacional para débitos na Receita Federal e Portal Regularize para dívida ativa na PGFN, e, ao final, emitir a CND. Cada etapa tem seu canal e suas regras, e seguir a sequência correta reduz retrabalho e risco de perda de prazos.

Garantir que as pendências não se repitam exige rotina contábil estruturada, com apuração mensal correta, declarações entregues no prazo e monitoramento contínuo do DTE-SN. Para ME e EPP, contar com um contador é obrigatório por lei e decisivo para manter o CNPJ regular e o negócio em crescimento.

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