Como escolher o melhor regime tributário no Simples Nacional

Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize | Última atualização: 5 de julho de 2026

Principais lições deste artigo

• Confirmar o CNAE principal e secundário é o primeiro passo para definir o anexo correto do Simples Nacional e evitar alíquotas erradas.

• Calcular o Fator R todo mês usando os 12 meses anteriores é essencial. Quando o resultado é maior ou igual a 28%, a empresa fica no Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Quando é menor que 28%, a empresa fica no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%.

• Manter a distribuição de lucros fora da folha de salários evita distorções no Fator R e reduz o risco de autuação.

• Reavaliar o enquadramento sempre que houver mudança na folha, no faturamento ou na inclusão de novo CNAE secundário ajuda a manter a tributação correta.

• Contar com a Agilize Contabilidade reduz o risco de erro no enquadramento e de pagamento indevido de impostos. Fale com um especialista para analisar o seu caso.

Passo 1: confirme seu CNAE e o anexo correspondente

1. Localizar o CNAE no cartão CNPJ

Confirmar o CNAE é a base para qualquer decisão sobre o anexo do Simples Nacional. Acesse o portal da Receita Federal, consulte o cartão CNPJ da sua empresa e identifique o CNAE principal e os secundários. O CNAE define diretamente em qual anexo do Simples Nacional sua empresa se enquadra.

2. Verificar se a atividade pode ser MEI

Entender se a atividade pode ser MEI evita a abertura no regime errado. Profissões de cunho intelectual ou regulamentadas, como engenheiros, arquitetos, médicos e advogados, não podem ser MEI. Essas atividades exigem abertura como ME ou EPP e contador obrigatório desde o início.

3. Mapear o CNAE ao anexo correto

Usar uma referência rápida acelera o mapeamento entre atividade e anexo.

Tipo de atividade	Exemplos	Anexo provável	Fator R?
Comércio varejista	Loja física, e-commerce	I	Não
Indústria	Fabricação, transformação	II	Não
Serviços gerais	Salão, manutenção, transporte	III	Não (fixo)
Serviços intelectuais/técnicos	Psicólogo, desenvolvedor, médico	III ou V	Sim
Serviços específicos	Advocacia	IV	Não

Atenção: quando a empresa tem múltiplos CNAEs, cada atividade deve ser verificada individualmente para confirmar se está sujeita ao Fator R ou tem anexo fixo. Um erro nessa etapa pode gerar pagamento de alíquota incorreta.

Passo 2: calcule o Fator R

A fórmula exata

Calcular o Fator R com a fórmula correta evita distorções na alíquota.

Fator R = (Folha de salários dos últimos 12 meses ÷ Receita bruta dos últimos 12 meses) × 100

A folha de salários inclui: pró-labore dos sócios, salários CLT, FGTS, 13º salário, férias e pagamentos a autônomos com retenção de INSS. Distribuição de lucros não entra no cálculo.

O limite de 28% e o recálculo mensal

Usar o limite de 28% como referência define o anexo aplicável. Quando o resultado é maior ou igual a 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%. Quando o resultado é menor que 28%, aplica-se o Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%. O cálculo usa os 12 meses imediatamente anteriores ao mês de apuração e é refeito todo mês, o que significa que o anexo pode mudar mensalmente.

Exemplo numérico

Visualizar um exemplo numérico ajuda a entender o impacto do Fator R.

Considere uma empresa de desenvolvimento de software com faturamento de R$ 25.000 por mês e folha de R$ 8.000 por mês durante 4 meses. O Fator R será: Fator R = (R$ 32.000 ÷ R$ 100.000) = 32%, o que leva ao Anexo III, com alíquota de 6%. Se a folha fosse de R$ 4.000 por mês, o Fator R seria de 16%, o que leva ao Anexo V, com alíquota de 15,5%.

Para empresas com menos de 12 meses de atividade: o cálculo usa a média mensal desde a abertura, multiplicada por 12.

Passo 3: compare Anexos III e V para atividades de serviços

iImpacto tributário lado a lado

Comparar os anexos lado a lado mostra a diferença prática do limite de 28%.

Situação	Fator R	Anexo	Alíquota inicial
Folha ≥ 28% da receita	≥ 28%	III	6,00%
Folha < 28% da receita	< 28%	V	15,50%

Como decidir

Seguir uma sequência clara de passos facilita a decisão entre Anexo III e V.

• Primeiro, confirme se seu CNAE está sujeito ao Fator R, pois nem todos os serviços seguem essa regra.

• Em seguida, some todos os componentes da folha dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore, salários CLT, FGTS, 13º e férias.

• Em paralelo, calcule a receita bruta do mesmo período de 12 meses.

• Com esses dois valores em mãos, divida a folha pela receita e compare o resultado com 28%.

• Por fim, aplique ao DAS do mês o anexo definido por esse percentual, usando o Anexo III quando o resultado for maior ou igual a 28% e o Anexo V quando for menor que 28%.

Erros frequentes nesta etapa

Evitar erros comuns nessa etapa reduz o risco de autuação e de pagamento indevido.

O erro mais comum é incluir distribuição de lucros na folha de salários, o que infla artificialmente o Fator R e pode gerar autuação. Outro erro frequente é aplicar o Fator R a CNAEs que têm anexo fixo, como advocacia, no Anexo IV. Atividades de advocacia são fixas no Anexo IV e não estão sujeitas ao Fator R.

Passo 4: reavalie periodicamente

Quando e como refazer o cálculo

Recalcular o Fator R mensalmente mantém o enquadramento alinhado à realidade da empresa. O Fator R deve ser recalculado todo mês, pois usa os 12 meses anteriores ao período de apuração. Uma variação na folha ou no faturamento altera o resultado e pode mudar o anexo aplicável.

Situações que exigem reavaliação imediata

Monitorar eventos específicos ajuda a identificar quando o recálculo precisa de mais atenção.

• Contratação ou demissão de funcionários CLT.

• Alteração no valor do pró-labore dos sócios.

• Crescimento ou queda relevante no faturamento.

• Inclusão de novo CNAE secundário.

• Aproximação do sublimite de R$ 3,6 milhões anuais para ICMS/ISS, acima do qual esses impostos passam a ser recolhidos separadamente.

Checklist mensal

Usar um checklist mensal reduz o risco de esquecer algum ponto importante.

• ☐ Folha dos últimos 12 meses atualizada, incluindo pró-labore, FGTS, 13º e férias.

• ☐ Receita bruta dos últimos 12 meses conferida.

• ☐ Fator R calculado e comparado ao limite de 28%.

• ☐ Anexo correto aplicado ao DAS do mês.

• ☐ CNAEs revisados caso haja mudança de atividade.

Tabelas de alíquotas em 2026 e simulações de Fator R

Usar tabelas de referência agiliza a consulta de alíquotas e o impacto do Fator R.

Os anexos do Simples Nacional classificam as atividades em cinco categorias, com alíquotas iniciais distintas.

Anexo	Atividade	Alíquota inicial	Fator R aplicável?
I	Comércio	4,00%	Não
II	Indústria	4,50%	Não
III	Serviços em geral	6,00%	Sim, Fator R ≥ 28%
IV	Serviços específicos, como advocacia	4,50%	Não
V	Serviços intelectuais, como programação	15,50%	Sim, Fator R < 28%

Simulações de Fator R, faturamento mensal de R$ 20.000

Cenário	Folha 12 meses	Fator R	Anexo	Imposto mensal
Folha ≥ 28%	R$ 67.200 (R$ 5.600/mês)	28%	III	R$ 1.200
Folha < 28%	R$ 48.000 (R$ 4.000/mês)	20%	V	R$ 3.100

Simulações de Fator R, faturamento mensal de R$ 30.000

Cenário	Fator R	Anexo	Alíquota efetiva aprox.
Folha ≥ 28%	≥ 28%	III	~11,2%
Folha < 28%	< 28%	V	~17,6%

A diferença mensal de imposto entre os dois cenários pode ultrapassar R$ 1.900, o que representa uma economia anual superior a R$ 22.000 para quem fatura R$ 30.000 por mês. Viu o impacto dessa diferença? Falar com um especialista da Agilize Contabilidade ajuda a confirmar se sua empresa está no anexo mais vantajoso.

Erros comuns e como a Agilize Contabilidade resolve

Conhecer os erros mais frequentes ajuda a evitá-los no dia a dia.

1. Incluir distribuição de lucros na folha: essa prática distorce o Fator R e pode gerar autuação fiscal.

2. Não recalcular o Fator R mensalmente: essa falha resulta em pagamento de alíquota errada por vários meses.

3. Aplicar Fator R a CNAEs com anexo fixo: isso ocorre em atividades como advocacia, no Anexo IV, que não estão sujeitas ao cálculo.

4. Ignorar CNAEs secundários: cada atividade tem seu próprio enquadramento e pode alterar a tributação total.

5. Ultrapassar o sublimite para ICMS/ISS sem ajuste: acima de R$ 3,6 milhões anuais, ISS e ICMS saem do DAS e exigem recolhimento separado.

A Agilize Contabilidade cuida de toda a contabilidade da sua empresa, calcula o Fator R automaticamente todos os meses, aplica o anexo correto, emite guias, entrega declarações e mantém sua empresa em dia com o Fisco. Com mais de 13 anos de experiência e mais de 50 mil empreendedores atendidos, a Agilize Contabilidade é uma empresa RA1000 no Reclame Aqui, o selo máximo de excelência em atendimento ao cliente. Enquanto a equipe cuida da burocracia contábil, você foca no crescimento do seu negócio.

FAQ

O que é o Fator R e para quais empresas ele se aplica?

O Fator R é o índice que compara a folha de salários com a receita bruta dos últimos 12 meses de uma empresa. Ele se aplica exclusivamente a CNAEs sujeitos a essa regra, em geral atividades de serviços de natureza intelectual ou técnica, como desenvolvimento de software, psicologia e medicina. O Fator R define o anexo aplicável, usando o limite de 28% explicado ao longo do artigo. Nem todo CNAE de serviços está sujeito ao Fator R, e a advocacia, por exemplo, tem enquadramento fixo no Anexo IV.

Quais componentes entram no cálculo da folha de salários para o Fator R?

Entram no cálculo o pró-labore dos sócios, os salários de funcionários CLT, o FGTS, o 13º salário, as férias e os pagamentos a autônomos com retenção de INSS. Distribuição de lucros não é considerada folha de salários e não deve ser incluída. Incluir distribuição de lucros por engano é um dos erros mais comuns e pode resultar em autuação da Receita Federal.

Com que frequência devo recalcular o Fator R?

O Fator R deve ser recalculado todo mês, pois usa os 12 meses imediatamente anteriores ao período de apuração. Isso significa que o anexo aplicável pode mudar de um mês para o outro, dependendo de variações na folha ou no faturamento. Empresas com menos de 12 meses de atividade usam a média mensal desde a abertura, multiplicada por 12.

O que acontece se minha empresa ultrapassar o sublimite do Simples Nacional?

O Simples Nacional possui um sublimite específico de R$ 3,6 milhões de receita bruta anual para o recolhimento de ICMS e ISS. Acima desse valor, ISS para serviços ou ICMS para comércio e indústria deixam de ser recolhidos dentro do DAS e passam a ser pagos separadamente, por meio de guia própria. O limite total do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões anuais, e ultrapassar esse teto implica exclusão do regime.

A Agilize Contabilidade atende MEIs?

A Agilize Contabilidade atende exclusivamente ME e EPP. O MEI não tem exigência legal de contador. Quando o empreendedor ultrapassa o limite de faturamento do MEI ou exerce uma atividade que não permite esse enquadramento, como engenharia, arquitetura ou medicina, a Agilize Contabilidade cuida de todo o processo de migração para ME e assume a contabilidade completa da empresa a partir daí.

Conclusão

Escolher o anexo correto no Simples Nacional segue quatro etapas: confirmar o CNAE, calcular o Fator R com os componentes certos, comparar Anexos III e V quando essa comparação for aplicável e reavaliar mensalmente. Cada etapa mal executada pode custar centenas ou milhares de reais em impostos pagos a mais ou gerar autuações por recolhimento incorreto.

A Agilize Contabilidade automatiza o Fator R, aplica o anexo correto todo mês e cuida de toda a contabilidade da sua empresa, incluindo apuração de impostos, folha de pagamento, declarações e obrigações fiscais. Você ganha tempo para focar na estratégia e no crescimento do seu negócio.

Fale com um especialista da Agilize Contabilidade e veja como aplicar o anexo correto no seu caso.