Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
-
O enquadramento correto no Simples Nacional para empresas de software depende do CNAE e do Fator R, que define automaticamente se a empresa fica no Anexo III ou no Anexo V.
-
A diferença entre Anexo III e Anexo V pode chegar a 9,5 pontos percentuais na alíquota efetiva, o que impacta diretamente o valor do DAS mensal.
-
O Fator R é calculado mensalmente com base na folha de pagamento e na receita bruta dos últimos 12 meses, o que determina o anexo aplicável sem escolha manual.
-
Manter o CNAE correto, o eSocial atualizado e o Fator R monitorado é essencial para evitar inconsistências fiscais e autuações.
-
Para garantir o enquadramento correto e o cálculo automático do Fator R, conte com a expertise da Agilize Contabilidade: fale com um especialista.
Por que dominar o Simples Nacional é essencial para empresas de software?
O Simples Nacional unifica o recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o DAS. Para empresas de tecnologia, a diferença entre o Anexo III e o Anexo V pode representar variação relevante na alíquota efetiva, já que o Anexo III começa em 6% e o Anexo V em 15,5%. Essa diferença é definida mês a mês pelo Fator R, e não por escolha manual do empreendedor.
A legislação empresarial exige escrituração contábil regular para ME e EPP. Ter um contador é obrigatório para manter a empresa em conformidade e reduzir o risco de autuações.
Organize a tributação da sua empresa de software com o suporte da Agilize Contabilidade.
Pré-requisitos obrigatórios
Verificar alguns pontos antes de iniciar o processo evita retrabalho e problemas fiscais.
Confirme se sua empresa atende às condições básicas:
-
Faturamento anual de até R$ 4,8 milhões, que é o limite do Simples Nacional.
-
CNPJ ativo como ME, até R$ 360 mil por ano, ou EPP, até R$ 4,8 milhões por ano.
-
Atividade compatível com o Simples Nacional, já que desenvolvedores de software não podem ser MEI, pois essa atividade não consta na lista oficial do MEI.
-
CNAE registrado corretamente na Junta Comercial e na Receita Federal.
-
Contador habilitado, em linha com a exigência legal mencionada acima.
Visão macro: fluxo em 5 etapas
O enquadramento correto no Simples Nacional segue um fluxo simples em cinco etapas.
-
Identificar o CNAE correto para a atividade.
-
Entender a diferença entre Anexo III e Anexo V.
-
Calcular o Fator R com base na folha de pagamento e na receita bruta.
-
Acompanhar a apuração e emitir as guias mensalmente.
-
Verificar se o enquadramento está correto com uma checklist de conformidade.
Passo 1: identifique o CNAE correto para sua atividade de software
Escolher o CNAE correto define o anexo do Simples Nacional e o tratamento de ISS da sua empresa. Para empresas de tecnologia, os principais códigos são:
-
6201-5/01, desenvolvimento de programas de computador sob encomenda, com projetos customizados e sob demanda.
-
6202-3/00, desenvolvimento e licenciamento de software customizável, como SaaS com personalização por cliente.
-
6203-1/00, desenvolvimento e licenciamento de software não customizável, voltado para produtos padronizados e licenças.
-
6204-0/00, consultoria em tecnologia da informação.
-
6209-1/00, suporte técnico, manutenção e outros serviços de TI.
Todos esses CNAEs ficam classificados por padrão no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%, exceto o CNAE de consultoria em TI, que permite enquadramento direto no Anexo III. A migração para o Anexo III nos demais casos depende do Fator R.
Escolher o CNAE errado pode gerar recolhimento incorreto de ISS e inconsistências na apuração do DAS. Consulte um contador para validar o código antes de registrar a empresa. Saiba mais sobre o que é CNAE. Uma vez definido o CNAE correto, o próximo passo é entender como ele determina sua tributação por meio dos anexos do Simples Nacional.
Passo 2: entenda a diferença entre o Anexo III e o Anexo V
Conhecer a diferença entre Anexo III e Anexo V permite estimar com clareza o impacto dos impostos no caixa da empresa. Os anexos do Simples Nacional classificam as atividades em cinco categorias, com alíquotas iniciais entre 4% e 15,5%. Para empresas de software, os relevantes são o III e o V.
As tabelas abaixo mostram como a diferença de alíquota entre os dois anexos se mantém ao longo das faixas de faturamento. Compare a primeira faixa de cada anexo para visualizar o impacto direto no valor do DAS mensal.
Tabela do Anexo III, 2026
|
Faixa de RBT12 |
Alíquota nominal |
Dedução (R$) |
|---|---|---|
|
Até R$ 180.000 |
6,00% |
0 |
|
R$ 180.000,01 a R$ 360.000 |
11,20% |
9.360 |
|
R$ 360.000,01 a R$ 720.000 |
13,50% |
17.640 |
|
R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000 |
16,00% |
35.640 |
|
R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000 |
21,00% |
125.640 |
|
R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000 |
33,00% |
648.000 |
Tabela do Anexo V, 2026
|
Faixa de RBT12 |
Alíquota nominal |
Dedução (R$) |
|---|---|---|
|
Até R$ 180.000 |
15,50% |
0 |
|
R$ 180.000,01 a R$ 360.000 |
18,00% |
4.500 |
|
R$ 360.000,01 a R$ 720.000 |
19,50% |
9.900 |
|
R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000 |
20,50% |
17.100 |
|
R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600.000 |
23,00% |
62.100 |
|
R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800.000 |
30,50% |
540.000 |
Fonte: tabelas Simples Nacional 2026, que permanecem iguais às de 2025, sem atualizações para o exercício corrente.
A alíquota efetiva é calculada pela fórmula: (RBT12 × alíquota nominal − dedução) ÷ RBT12. A partir da segunda faixa, a alíquota real paga fica sempre abaixo da alíquota nominal.
Passo 3: calcule o Fator R na prática com exemplos de folha de pagamento
O cálculo correto do Fator R define se a empresa de software será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V em cada mês. O Fator R é calculado mensalmente com base nos 12 meses imediatamente anteriores:
Fator R = folha de pagamento, 12 meses, ÷ receita bruta, 12 meses
Compõem a folha de pagamento para fins do Fator R:
-
Pró-labore dos sócios.
-
Salários de funcionários CLT.
-
FGTS e contribuição patronal ao INSS.
-
13º salário e férias pagas.
Por outro lado, não entram no cálculo distribuição de lucros, vale-transporte e vale-refeição sem natureza salarial, e pagamentos a prestadores pessoa jurídica.
Exemplo prático, agência de desenvolvimento:
-
Receita bruta acumulada em 12 meses: R$ 480.000.
-
Folha de pagamento acumulada em 12 meses: R$ 144.000.
-
Fator R: 144.000 ÷ 480.000 = 0,30, ou 30%, o que leva ao Anexo III.
-
Alíquota efetiva aproximada na terceira faixa do Anexo III: cerca de 11,05%.
Se a mesma empresa tivesse folha de R$ 100.000, o Fator R seria 20,8%, o que levaria ao Anexo V, com alíquota efetiva de cerca de 18,13% na mesma faixa de receita. Essa diferença mostra por que o monitoramento mensal é tão importante.
Como vimos, o Fator R opera de forma automática. A legislação, em especial o Art. 18, § 5º-J da LC 123/2006 e a Resolução CGSN nº 140/2018, determina que o sistema aplique o anexo correto com base no cálculo de cada período de apuração.
Garanta o cálculo correto do Fator R todos os meses com a Agilize Contabilidade.
Passo 4: acompanhe a apuração automática e emita as guias
Manter um fluxo mensal organizado evita atrasos e multas no Simples Nacional. Após confirmar o CNAE e monitorar o Fator R, o processo mensal envolve:
-
Informar o faturamento do mês no PGDAS-D, Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional.
-
Verificar o anexo aplicado automaticamente pelo sistema com base no Fator R do período.
-
Gerar e pagar o DAS dentro do prazo, até o dia 20 do mês seguinte.
-
Cumprir as obrigações acessórias, como DCTF, eSocial e demais declarações exigidas.
Empresas no Simples Nacional não estão isentas de CBS e IBS em 2026. O regime tem tratamento diferenciado, mas as obrigações acessórias permanecem. Manter a escrituração em dia é indispensável para reduzir o risco de autuações.
Como saber se deu certo?
Uma checklist simples ajuda a confirmar se o enquadramento e a apuração estão corretos.
Use esta lista para verificar a conformidade da sua empresa:
-
O CNAE registrado corresponde à atividade principal efetivamente exercida.
-
O Fator R foi calculado com os dados corretos dos últimos 12 meses.
-
O anexo aplicado no PGDAS-D confere com o resultado do Fator R.
-
O DAS foi pago até o dia 20 do mês subsequente.
-
As notas fiscais emitidas usam o código de serviço municipal correto para ISS.
-
O eSocial está atualizado com folha de pagamento e pró-labore.
-
As obrigações acessórias, como DCTF e declarações anuais, foram entregues nos prazos.
Dicas avançadas para 2026 (clientes no exterior, licenciamento, eSocial e Reforma Tributária)
Alguns pontos avançados podem reduzir a carga tributária ou evitar riscos adicionais para empresas de software.
Clientes no exterior: empresas que prestam serviços cujo resultado é verificado e utilizado fora do Brasil podem ter isenção de ISS com base no Art. 2º da LC 116/2003. Receitas de exportação de serviços também podem ser excluídas da base de cálculo do DAS quando são informadas corretamente no PGDAS-D. Se o resultado do serviço impactar operações no Brasil, a isenção não se aplica.
Licenciamento e SaaS: plataformas SaaS se enquadram como serviços de processamento de dados, item 1.03 da Lista de Serviços da LC 116/2003, e ficam sujeitas a ISS. O CNAE de licenciamento de software não customizável costuma ser o mais indicado para produtos padronizados. Receitas recorrentes, como MRR e ARR, devem ser registradas no período de competência correto.
eSocial: o pró-labore e a folha de funcionários precisam ser informados corretamente no eSocial, pois esses valores compõem o Fator R. Inconsistências entre o eSocial e o PGDAS-D podem gerar autuações.
Reforma Tributária: a Reforma Tributária prevê a substituição do ISS pelo IBS a partir de 2027, com transição completa até 2033, e a criação da CBS no lugar do PIS e da COFINS. Empresas no Simples Nacional terão tratamento diferenciado, mas o acompanhamento das mudanças é essencial para o planejamento fiscal.
Lucro Presumido como alternativa: para empresas com Fator R consistentemente abaixo de 28% e margens elevadas, o Lucro Presumido pode ser uma opção vantajosa. Nesse regime, a carga costuma variar entre 13% e 17%, dependendo do ISS municipal, com IRPJ e CSLL calculados sobre base presumida de 32% da receita. A análise deve ser feita por um contador com base nos números reais da empresa.
Perguntas frequentes
Qual CNAE devo usar para uma empresa de SaaS no Simples Nacional?
Para plataformas SaaS com produto padronizado, o CNAE mais indicado é o de desenvolvimento e licenciamento de software não customizável. Se a plataforma inclui personalização por cliente, o CNAE de software customizável tende a ser mais adequado. A escolha correta depende da natureza do produto e do contrato com os clientes. Um contador especializado em tecnologia deve validar o enquadramento antes do registro, pois o CNAE impacta diretamente o ISS municipal e o anexo do Simples Nacional.
O Fator R muda todo mês? Como acompanhar?
O Fator R muda todo mês, pois é recalculado com base nos 12 meses imediatamente anteriores. Isso significa que o anexo aplicado pode variar de um mês para outro conforme a folha de pagamento e a receita bruta oscilam. O acompanhamento deve ser feito pelo contador, que verifica os dados do eSocial e do faturamento antes de cada apuração do DAS. A Agilize Contabilidade realiza esse cálculo de forma automática e aplica o anexo correspondente em cada período.
Desenvolvedor autônomo pode ser MEI?
Desenvolvedor autônomo não pode ser MEI. Atividades de desenvolvimento de software não constam na lista oficial de atividades permitidas para o MEI. Desenvolvedores, programadores e prestadores de serviços de TI devem abrir empresa como ME ou EPP. A Agilize Contabilidade cuida de todo o processo de abertura de CNPJ e do enquadramento correto no Simples Nacional.
Receitas de clientes no exterior entram na base do DAS?
Receitas de exportação de serviços cujo resultado é verificado e utilizado fora do Brasil podem ser excluídas da base de cálculo do DAS, desde que sejam informadas corretamente no PGDAS-D na categoria adequada e que o CNAE seja compatível com exportação de serviços. A isenção de ISS também se aplica nesses casos, com base na LC 116/2003. Se o resultado do serviço impactar operações no Brasil, mesmo que o pagamento venha do exterior, a isenção não se aplica. A análise caso a caso é indispensável.
Quando vale considerar sair do Simples Nacional para o Lucro Presumido?
A migração para o Lucro Presumido pode ser vantajosa quando o Fator R da empresa se mantém consistentemente abaixo de 28%, o que leva à tributação pelo Anexo V com alíquotas a partir de 15,5%. No Lucro Presumido, a carga costuma variar entre 13% e 17%, dependendo do ISS municipal. A decisão deve considerar CNAE, faturamento, margem real, folha de pagamento e outros fatores específicos do negócio, e não apenas a alíquota nominal. Um contador especializado em empresas de tecnologia é indispensável para essa análise.
Conclusão: foque no seu código, deixe a contabilidade com quem entende
Conduzir bem o Simples Nacional para software exige atenção ao CNAE, monitoramento mensal do Fator R e cumprimento de todas as obrigações acessórias. Cada detalhe, do pró-labore ao código de serviço municipal, influencia o quanto sua empresa paga de imposto.
A Agilize Contabilidade cuida de toda a contabilidade da sua empresa: calcula o Fator R automaticamente, apura o DAS, entrega as declarações obrigatórias e mantém sua empresa em dia com o Fisco. Você foca no desenvolvimento do seu produto. A burocracia contábil fica com quem entende do assunto.
Com mais de 13 anos de experiência, mais de 50 mil empreendedores atendidos e o selo RA1000 do Reclame Aqui, a Agilize Contabilidade é parceira contábil de referência para ME e EPP de tecnologia em todo o Brasil.
