Emitir nota fiscal eletrônica de serviços (NFSe) é uma das principais atividades na rotina empresarial, portanto é fundamental que contadores, gestores e outros profissionais saibam como fazê-lo corretamente para manter a legalização da empresa, evitar problemas com o Fisco e garantir o desenvolvimento saudável.

Neste artigo, vamos tirar suas dúvidas de como fazer a emissão de nota fiscal por meio de um passo a passo que traz os requisitos para emitir o documento, as diferenças ao usar o sistema da Agilize, os campos a serem preenchidos na nota e os erros a serem evitados. Confira!

Conheça as obrigatoriedades para conseguir emitir a nota fiscal eletrônica

Veja os requisitos mínimos que devem ser atendidos pela empresa ou profissional que precisa emitir o documento. Primeiramente, entenda que toda empresa deve emiti-lo, já os microempreendedores individuais (MEIs) somente são obrigados a fazê-lo quando vendem para pessoas jurídicas.

Certificado digital

O certificado digital é um documento que permite assinar digitalmente documentos, garantindo sua validade jurídica perante o poder público. Sua utilização é obrigatória na emissão de NFSes, podendo ser feito por certificado A1 (software instalado no computador) ou A3 (dispositivo externo como token ou smartcard).

Dispositivo eletrônico e internet

Precisa-se de um computador de mesa, smartphone, notebook ou tablet com acesso à internet. Será possível instalar softwares ou usar uma plataforma na nuvem para emitir o documento.

Software próprio ou portal do município

A emissão do NFS-e pode ser feita pelo site da prefeitura de seu município ou usar um software próprio para emitir com mais segurança, agilidade e economia.

Saiba a diferença entre emitir manualmente e usar a Agilize

Você encontrará alguns desafios se emitir decidir pela emissão manual de NFS-e pelo site da prefeitura, por exemplo:

  • não há modelo padrão na emissão;
  • o site pode apresentar instabilidade, fazendo com você tenha que esperar horas ou dias para emitir o documento;
  • será preciso acessar o site toda vez que gerar a nota fiscal, o exige muito tempo e esforço;
  • chances de erros são maiores, já que tudo é feito manualmente.

Em razão dessas inconveniências, recomendamos que você faça a gestão de notas por meio do aplicativo da Agilize, que soluciona todos os problemas listados e ainda traz diferenciais vantajosos como:

  • importação automática: importa todas as notas do site da prefeitura e calcula os impostos automaticamente;
  • emissão da nota em segundos: basta informar poucos dados sobre o cliente e o serviço para ter todo o resto preenchido automaticamente;
  • orientação sobre retenção: instruir sobre os impostos que sofrerão retenção;
  • duplicação de notas: não é preciso repetir as informações, bastando duplicar a nota existente;
  • envio por e-mail: a nota é enviada diretamente ao cliente;
  • cancelamento de nota: permite cancelar o documento pela internet.

Veja os campos a serem preenchimentos para emissão da nota

Preencher uma NFS-e não é nada fácil, já que são inúmeras as informações a serem alocadas no documento. Veja, a seguir, os campos a serem preenchidos.

Dados do emitente e do destinatário

O primeiro consiste no cadastro do seu CNPJ, razão social, endereço, inscrição municipal e estadual, entre outros. O destinatário é o tomador, sendo requisitados seu CPF, CNPJ, endereço, razão social ou nome completo etc.

Especificações sobre o serviços prestado

Consiste na descrição do serviço e seu código.

Formas de pagamento

Se o pagamento é à vista ou a prazo.

Tributação

Trata-se do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), imposto municipal que varia de 2% a 5%, conforme a localidade. Além disso, também é preciso reter outros tributos como o CSLL, PIS e COFINS, se a empresa for lucro presumido.

Valores

Consiste no valor do serviço prestado.

Evite os erros cometidos ao emitir notas fiscais

Por fim, é importante saber como evitar os erros mais comuns de serem cometidos na emissão do documento. Confira!

Não saber diferenciar NFS-e e NFC-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deve ser emitida na prestação de serviços, sejam eles de informática, limpeza, consultoria, transporte, consultoria etc. Nesse documento, é recolhido o ISS, que varia entre 2% e 5% dependendo de cada município.

Quanto à Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), ela registra vendas realizadas ao consumidor final e substitui o antigo cupom fiscal e a nota fiscal de venda ao consumidor. Ela recolhe o ICMS e registra tanto as vendas feitas no estabelecimento como as feitas por entrega.

Não escolher bem o certificado digital

É possível que apareça o “erro 90” na emissão, que significa que houve falha na autenticação do Certificado Digital. Isso pode ocorrer por:

  • queda da internet;
  • certificado não operacional;
  • data de validade do certificado expirado;
  • necessidade de reinstalar o certificado (no caso do A1).

Não dar a devida importância para a NFS-e

A forma de emissão, compartilhamento e armazenamento das notas fiscais impactam diretamente nos ganhos da empresa. Se o prestador levar muito tempo para emitir o documento, estará comprometendo toda a rotina do trabalho, além disso, poderá arcar com multas pesadas se cometer erros no processo.

Por fim, a empresa é obrigada a armazenar a NFS-e pelo prazo mínimo de 5 anos, fazendo com que seja necessário deixar tudo bem organizado durante todo o período.

Informar dados incorretos na nota

Erros no preenchimento das notas fiscais podem ocasionar sua rejeição pelo sistema. Isso é bastante comum de ocorrer quando as informações são alocadas manualmente, já que há um grande volume de dados. Para minimizar as rejeições, você deve automatizar ao máximo a operação, tornando-a mais segura e acelerada simultaneamente.

Agrupar vendas em uma única nota

Não é permitido agrupar inúmeros serviços em uma única nota fiscal, sendo que cada venda deve ter sua própria nota fiscal. Pode parecer muito trabalho à primeira vista, mas, com o sistema da Agilize, você pode duplicar a nota, atualizando somente os valores necessários.

São inúmeros os dados e documentos que devem ser reunidos para emitir nota fiscal eletrônica corretamente, mas você pode tornar o processo mais barato, rápido e seguro ao implementar um software que inclui a gestão desse documento.

A gestão de notas fiscais é bastante complicada, porém muito importante para a regularidade e o sucesso da empresa. Por isso, esse é um processo que precisa melhorar sempre!

Escolha uma contabilidade movida por facilidades. Conheça a Agilize


Contabilidade completa – Cuidamos de todas as suas obrigações contábeis
Atendimento excelente – Telefone, chat ou e-mail
Tudo pela internet – Emita notas fiscais e acompanhe tudo no nosso aplicativo financeiro gratuito

Quero receber uma proposta

Marcelle Lauria

Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

Faça um Comentário

Você pode trocar de contabilidade quando quiser. Não é necessário finalizar o ano fiscal, e não tem nenhum custo.

Tem alguma dúvida sobre por que você deve contratar a Agilize? Fale com um dos nossos contadores experts:

Ligamos para você

Entraremos em contato em até 30 minutos, e você não estará assumindo nenhum compromisso com a Agilize.
(de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h)

Você considera contratar uma contabilidade online?

4 coisas que você deve considerar ao contratar uma contabilidade online:

Os preços cobrados pela contabilidade online

Você deve se proteger de empresas que não são transparentes nos preços cobrados. Na Agilize, você fica ciente de absolutamente tudo que será cobrado, sem pegadinhas, com planos a partir de R$ 99. E não cobramos a 13ª mensalidade dos nossos clientes.

Os serviços prestados pela contabilidade online

Fique atento(a) aos serviços prestados para que você não tenha surpresas no futuro. A Agilize é uma contabilidade completa, que atende empresas de prestação de serviços em 14 cidades no Brasil.

O aplicativo financeiro e contábil

Oferecer um aplicativo de gestão financeira e contábil completo e que funcione corretamente é fundamental para que você possa focar no crescimento do seu negócio. A Agilize oferece um sistema completo, que funciona em computadores, celulares e tablets.

O atendimento é feito por contadores experts

É importante que você saiba quem está cuidando da sua empresa, e também que tenha acesso a essas pessoas. Na Agilize, você conta com um time de contadores experts acessíveis desde a contratação, sempre que precisar.