Obrigações acessórias: saiba tudo para ficar em dia com o fisco!

Manter uma empresa em dia com o Fisco envolve uma série de processos tributários e fiscais. Entre eles estão a declaração das obrigações acessórias, que servem para prestar informações diversas sobre o negócio para órgãos fiscalizadores.

As obrigações acessórias fazem parte da rotina de empresas dos três regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Em alguns casos, a empresa precisa enviar mais de uma declaração por mês, além das trimestrais e anuais.

Para ajudar você entender melhor o que são as obrigações acessórias e quais são exigidas em cada regime tributário, preparamos este conteúdo completo sobre o tema. Boa leitura! 

1. Entenda o que são obrigações acessórias na prática
2. Conheça as diferenças entre obrigações principais e obrigações acessórias
3. Saiba como funcionam as obrigações acessórias
4. Veja as obrigações acessórias e os prazos do Lucro Presumido
5. Veja as obrigações acessórias e os prazos do Simples Nacional
6. Descubra quais são as obrigações acessórias comuns aos três regimes tributários
7. Veja quais são as obrigações acessórias e prazos específicas por atividade
8. Entenda o que acontece se a sua empresa perder o prazo

Entenda o que são obrigações acessórias na prática

As obrigações acessórias são declarações que servem para que os órgãos fiscalizadores possam apurar encargos, contribuições, tributos e impostos e afins, além de verificar se a empresa está de acordo com as obrigações tributárias. Elas são separadas de acordo com o regime tributário.

Os dados devem ser enviados para o Fisco federal, estadual e/ou municipal, na maioria dos casos por meio da internet. As declarações servem para prestar as mais diversas informações, como por exemplo dados referentes à atividade econômica, escrituração de livros fiscais, informações trabalhistas, serviços realizados, movimentações financeiras, folha de pagamento, impostos recolhidos, entre outros. 

A frequência das declarações pode variar, podendo ser mensal, trimestral e anual. Além disso, a data da entrega pode mudar de acordo com as Instruções Normativas e outros documentos publicados pelo órgão fiscalizador ou porque a data é alternada, mas em outras situações o prazo permanece o mesmo.

Diferença entre obrigações principais e obrigações acessórias

As obrigações tributárias estão dividas entre obrigações principais e obrigações acessórias.

As obrigações principais referem-se ao pagamento de impostos, tributos, taxas, contribuições e similares, dependem do regime em que ela se enquadra e das características do negócio. Além disso, tem como objetivo o pagamento de penalidade pecuniária. 

Já as obrigações acessórias servem para prestar informações aos órgãos fiscalizadores sobre as mais diversas operações da empresa, além de informar se o negócio está ou não cumprindo com as obrigações tributárias e legislativas. 

De forma resumida, a obrigação principal refere-se ao pagamento, e a obrigação acessória é voltada para declaração de informações.

É importante apontar que, a partir do momento que uma declaração não é enviada e a legislação impõe algum tipo de multa, ela passa de obrigação acessória para obrigação principal. 

Além do mais, pode haver casos em que a empresa não precise realizar o pagamento de um tributo (obrigação principal), mas é obrigada a prestar informações (obrigação acessória).

Como funcionam as obrigações acessórias 

As obrigações acessórias são dividas entre os órgãos fiscalizadores da União, estado e município. Além disso, são separadas por regime tributário, mas algumas obrigações podem ser comuns em mais de um regime.

Outro ponto importante é referente às datas de entrega. Tratando-se das obrigações acessórias estaduais e municipais, os prazos podem ser diferentes para cada região. Além do mais, a Prefeitura pode retirar a obrigatoriedade de apresentação de alguma declaração ou ainda adicionar uma obrigação acessória.

Por isso, é muito importante que o empresário se dirija ao órgão fiscalizador fazendário da região onde o negócio está registrado para buscar informações sobre as obrigações acessórias pertinentes à empresa ou conte com o apoio de um contador experiente.

A seguir, conheça as obrigações acessórias de cada regime tributário!

Obrigações acessórias e prazos do Lucro Presumido 

O Lucro Presumido engloba empresas que faturam até R$ 78 milhões. Sua empresa se encaixa nesse regime tributário? Então veja, a seguir, quais são as declarações acessórias do seu negócio. 

DES

A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) é uma das obrigações acessórias das empresas optantes pelo Lucro Presumido. Essa declaração é municipal e válida para empresas que prestam serviços. Por meio da DES, a empresa deve declarar o total de serviços prestados durante o mês. 

Como esse tributo é municipal, é necessário buscar informações na prefeitura da cidade na qual o negócio foi registrado para verificar se a declaração é obrigatória no município e também a data de entrega.

DCTF

A Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) é de responsabilidade da União, e deve ser entregue até o dia 15° dia útil do mês seguinte ao mês em que aconteceu fato que gerou a necessidade da emissão da declaração. 

A DCTF serve para prestar esclarecimentos à Receita Federal de tributos e contribuições, como o Imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF), a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Além das empresas optantes do Lucro Presumido, essa obrigação acessória deve ser entregue pelas empresas que fazem parte do Lucro Real e pelas empresas do Simples Nacional que realizam a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Para esse último grupo, a declaração pode ser entregue anualmente em janeiro.

Na DCTF, estão reunidos informações dos seguintes tributos:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Imposto sobre Produto Industrializado (IPI)
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários (IOF)
• Programa de Integração Social e para o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público Pis/Pasep)
• Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico incidente sobre a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, gás natural e álcool etílico combustível
• Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira (CPMF)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
• Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico destinada a financiar o Programa de Estímulo à Interação Universidade-Empresa para o Apoio à Inovação
• Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB)
• Contribuição do Plano de Seguridade Social do Servidor Público (CPSS)

SPED Fiscal

O SPED Fiscal é um processo de escrituração pertencente à Receita Federal. Por meio dele, as empresas devem prestar informações sobre o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

O SPED Fiscal dispensa o envio de documentos físicos – todas as empresas prestam as informações por meio da digitalização. A entrega deve ser feita todo mês, de acordo com o prazo definido por cada estado. 

A entrega digital do SPED Fiscal dispensa o uso dos seguintes documentos físicos: 

• Livro Registro de Entradas
• Livro Registro de Saídas
• Livro Registro de Inventário
• Livro Registro de Apuração do IPI
• Livro Registro de Apuração do ICMS
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP)
• Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque

EFD-Contribuições

Na lista das obrigações acessórias está o EFD-Contribuições, um arquivo digital instituído no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deve ser usado por empresas contribuintes para Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e o CPRB. 

A entrega da EFD-Contribuições deve acontecer até o 10º dia útil do 2º mês subsequente à escrituração, por meio do sistema eletrônico da Receita Federal. Além do Lucro Presumido, as empresas optantes pelo Lucro Real também são obrigadas a declarar. 

GIA Substituição Tributária 

As empresas que se enquadram no regime de substituição tributária do ICMS-ST devem realizar a entrega mensal da Guia de Informação e Apuração – Substituição Tributária (GIA-ST), por meio de um sistema online. 

Ela deve ser entregue mesmo que não tenham ocorrido operações sujeitas à substituição tributária. O prazo para a prestação das informações geralmente é até o dia 10 do mês subsequente de apuração.

Entretanto, como a GIA-ST é de responsabilidade estadual, o período pode variar de estado para estado.

GIA Estadual 

Parecida com a anterior, a GIA Estadual é outra obrigação acessória voltada para a prestação de informações do ICMS. Ela também é estadual, como o nome indica, e deve ser entregue mensalmente.

Alguns estados não exigem a transmissão dessas informações, por isso, verifique a obrigatoriedade (ou não) da Gia Estadual junto à Secretaria da Fazenda. Além do Lucro Presumido, essa também é uma das obrigações acessórias do Lucro Real. 

Siscoserv

O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços (Siscoserv) é uma obrigação acessória de responsabilidade da Receita Federal, voltada para o controle de dados de serviços de importação e exportação.

Devem ser prestadas no Siscoserv informações relacionadas às transações entre residentes ou domiciliados no Brasil e residentes ou domiciliados no exterior. Essas transações compreendem serviços, intangíveis ou operações que produzam variações no patrimônio de pessoas físicas, jurídicas ou de entes despersonalizados.

A transmissão das informações à Receita Federal é trimestral, e deve acontecer até às 23h59 (horário de Brasília) do último dia útil do 3° mês subsequente do início da prestação do serviço. 

Segundo a Receita Federal, a entrega também deve acontecer até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente à realização de operações por meio de presença comercial no exterior relacionada à pessoa jurídica domiciliada no Brasil.

LFE

O Livro Fiscal Eletrônico (LFE) é uma obrigação acessória válida apenas para empresas sediadas em Brasília-DF. Devem declarar as empresas contribuintes do ICMS e/ou do Imposto Sobre Serviços (ISS) no Distrito Federal. O LFE deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao fato gerador. 

Agora que você conhece as obrigações acessórias do Lucro Presumido, confira, a seguir, quais pertencem às empresas optantes pelo Simples Nacional. 

Obrigações acessórias e prazos do Simples Nacional

Caso você tenha uma Microempresa (ME) ou uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) é provável que o seu regime tributário seja o Simples Nacional. 

Entenda, a seguir, quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional!

DAS

Entre as principais obrigações acessórias do Simples Nacional está o Documento de Arrecadação (DAS), que reúne, em apenas um documento, o pagamento de oito tributos obrigatórios para as empresas optantes desse regime tributário, referentes ao município, estado e União. 

A DAS centraliza o pagamento dos seguintes impostos: 

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para o financiamento da seguridade social (Cofins)
• Imposto sobre Produto Industrializado (IPI)
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias ou Serviços (ICMS)
• Imposto Sobre Serviço (ISS)

A emissão da DAS ocorre mensalmente, exceto quando não ocorrer movimentação financeira na empresa, e o prazo para pagamento é até o dia 20 de cada mês. Caso o dia caia no fim de semana ou feriado, é aconselhável antecipar o pagamento da DAS. 

Defis

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) serve para que as empresas optantes do Simples Nacional prestem informações econômicas e fiscais à Receita Federal. 

Entre as principais informações, devem constar na Defis:

• Ganhos de capital da empresa
• Lucro contábil (caso tenha ocorrido)
• Despesas totais
• Número de funcionários do início e no fim do período que compreende a Defis
• Mudança de endereço (caso seja necessário)
• Dados pessoais e de rendimento de todos os sócios da empresa
• Saldo bancário ou em caixa de todo o período que compreende a Defis 
• Estoque da empresa 
• Aquisições, transferências e saída de mercadorias durante o período da Defis

O prazo de entrega da Defis é até o dia 31 de março do ano subsequente ao período de apuração. Ou seja, para as informações referentes a 2021, por exemplo, os contribuintes devem declarar a Defis até 31 de março de 2022. 

DeSTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DeSTDA) serve para a declaração de impostos referentes ao ICMS. Além disso, inclui a repatriação do Diferencial de Alíquota entre os estados e a substituição tributária.

A declaração da DeSTDA deve acontecer todo mês até o dia 28.  As informações a serem enviadas devem ser referentes ao mês anterior ao mês da data da entrega. Por exemplo, se você vai declarar no dia 28 de novembro, as informações devem ser do mês de outubro. 

Obrigações acessórias e prazos do Lucro Real

Para as empresas que faturam acima dos R$ 75 milhões ou realizam atividades listadas pelo Fisco, o regime tributário adequado é o Lucro Real. 

Caso ainda não conheça as obrigações acessórias do Lucro Real, veja a seguir.

Sintegra

Uma das obrigações acessórias do Lucro Real é o Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), que deve ser entregue todo mês à secretaria estadual da fazenda. 

O Sintegra é obrigatório para as empresas que prestam serviços e realizam comercialização de produtos. O prazo de entrega é até o 15° dia de cada mês, com informações referente ao mês anterior de envio. 

Apenas no Estado de São Paulo, o Sintegra é obrigatório para contribuintes do ICMS que fazem parte do Simples Nacional.

Além dessa obrigação acessória, os sócios da empresa que se enquadram nas regras da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) devem realizar a entrega da DIRPF. 

Outro ponto importante sobre o Lucro Real é que, além do Sintegra, a seguintes declarações do Lucro Presumido também se aplicam:

• DES 
• DCTF
• EFD-Contribuições
• DES
• GIA

Obrigações acessórias e prazos em comum aos três regimes tributários

Junto à entrega das declarações de cada regime, há também a necessidade de enviar obrigações acessórias comuns para as empresas do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) serve para enviar dados sobre a atividade trabalhista no país. Para isso, a empresa deve declarar anualmente o número total de funcionários e os dados funcionais referentes ao ano anterior da data de entrega. 

Por meio dessas informações, a União identifica quais trabalhadores brasileiros têm direito ao recebimento do abono salarial Pis/Pasep. 

DIRF

A Declaração do Imposto Sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma das obrigações acessórias comuns aos três regimes, e deve ser declarada pela fonte pagadora (empresas que efetuam pagamentos e retém imposto de renda na fonte). 

A DIRF deve ser entregue anualmente à Receita Federal até às 23h59 do último dia útil de fevereiro. Todos os anos a Receita publica uma Instrução Normativa específica sobre a DIRF, então, atente-se à legislação para avaliar se a sua empresa está obrigada a declarar. 

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) serve para que a empresa informe admissões e demissões de funcionários contratados sob o regime CLT. Ela deve ser entregue mensalmente, até o dia 07 do mês subsequente ao mês das informações prestadas. 

EFD ICMS/IPI

A Escrituração Fiscal Digital ICMS IPI serve para apurar o ICMS e o IPI, além de prestar diversas informações fiscais para a Receita Federal e a para a secretaria estadual da fazenda, com a entrada e saída de mercadorias e o inventário da empresa. 

A EFD-ICMS/IPI tem periodicidade mensal. O contribuinte deve apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, mesmo que as apurações dos impostos ocorram em um período menor que 30 dias. 

Sefip/GFIP

O Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP) é uma obrigação acessória de todas as empresas, mesmo as que não possuem funcionários registrados formalmente. As informações devem ser prestadas até o dia 7 de cada mês. 

Ela serve para prestar informações trabalhistas referentes ao FGTS e à Previdência Social. Já o Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) é o documento gerado por meio da Sefip. 

ECD (facultativa para as empresas do Simples Nacional)

A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel dos seguintes livros: 

I – Livro Diário e seus auxiliares

II – Livro Razão e seus auxiliares

III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos

A entrega acontece anualmente, com base na data estipulada por meio de Instrução Normativa. As empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas a declarar a ECD. 

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) também está na lista das obrigações acessórias dos três regimes tributários. Ela deve ser entregue até o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração. Por exemplo, para o ano de 2021, a  ECF deve ser enviada até o fim de julho de 2022. 

Desde 2014, ela substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Com isso, os rendimentos mensais deixaram de ser inseridos na DIPJ e são informados por meio da ECF. 

Entre as informações, devem ser enviados dados do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL). 

Obrigações acessórias e prazos específicas por atividade

Profissionais do ramo imobiliário e da área da saúde precisam entregar declarações específicas sobre as atividades que realizam enquanto pessoa jurídica. 

DIMOB

A Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (Dimob) é uma declaração específica para empresas que exercem atividades imobiliárias, e deve ser entregue à Receita Federal.

Segundo a Receita Federal, a Dimob é obrigatória para pessoas jurídicas que:

• comercializarem imóveis que houverem construído, loteado ou incorporado para esse fim;
• intermediarem aquisição, alienação ou aluguel de imóveis;
• realizarem sublocação de imóveis;
• constituídas para a construção, administração, locação ou alienação do patrimônio próprio, de seus condôminos ou sócios.

A Dimob deve ser entregue anualmente até às 23h59, pelo horário de Brasília, do último dia útil de fevereiro, com as informações relativas ao ano anterior à entrega. 

DMED

A Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (Dmed) é de competência da Receita Federal. Ela é obrigatória para pessoas jurídicas ou pessoa física equiparada a jurídica nos termos da legislação do Imposto Sobre a Renda

A declaração é anual e deve ser entregue até o último dia útil de fevereiro, com informações do ano anterior à entrega. Segundo a Receita Federal, estão obrigados a apresentar a DMED: 

• prestadora de serviços médicos e de saúde,
• operadora de plano privado de assistência à saúde; 
• prestadora de serviços de saúde e operadora de plano privado de assistência à saúde.

O que acontece se a sua empresa perder o prazo?

Com tantas declarações, o empresário pode se perder em meio aos prazos, sobretudo com as obrigações acessórias nas quais o prazo é alterado todo mês ou ano. Por isso, manter a organização tributária da empresa é fundamental para evitar problemas com o Fisco.  

A empresa que perder o prazo de entrega de uma obrigação acessória está sujeita ao pagamento de multa e outras penalidades, dependendo das regras da declaração que deixou de ser apresentada. 

Além disso, as penalidades podem ser aplicadas caso a declaração seja enviada com dados incompletos, faltosos ou errados. 

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Sabemos que manter uma empresa envolve diversos processos, e para quem não entende assuntos contábeis, realizar o envio correto das obrigações acessórias pode ser uma tarefa difícil.

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