Toda organização envia ou recebe notas fiscais de colaboradores, clientes e parceiros, sendo um documento que deve ser analisado com cuidado, já que comprova que o serviço foi prestado conforme a legislação, com o recolhimento correto dos impostos devidos. Por isso, é preciso aprimorar ao máximo o processo de gestão de notas fiscais, otimizando-o e minimizando falhas.

Continue lendo esta publicação, em que listamos as melhores práticas para tornar a gestão de notas mais segura, econômica e ágil. No fim, também trazemos os erros mais comuns cometidos pelos gestores e como evitá-los. Boa leitura!

Dicas para melhorar a gestão de notas

Contar com o auxílio de um profissional especializado

Muitos empreendedores acreditam que conseguem fazer todas as atividades por conta própria. Porém, acabam incorrendo em diversos erros que podem ser bastante prejudiciais ao negócio, gerando problemas com o fisco, retrabalho e prejuízos financeiros. O contador é o profissional ideal para desenvolver a boa gestão fiscal, sendo o seu auxílio necessário para emitir as notas fiscais corretamente.

Ao gerenciar os documentos fiscais, também é importante repassar todas as informações para o setor contábil do negócio. Os contadores aproveitarão as informações para gerar informações ainda mais valiosas ao negócio, como a estruturação de fluxo de caixa, balanços e demonstrações de resultados. Esses são relatórios que trazem dados sobre a empresa, aprimorando a tomada de decisões.

Já tem uma empresa? Conheça a Agilize.


Contabilidade completa – Cuidamos de todas as suas obrigações contábeis
Atendimento excelente – Telefone, chat ou e-mail
Tudo pela internet – Emita notas fiscais e acompanhe tudo no seu aplicativo inteligente

Quero receber uma proposta

Utilizar a tecnologia no processo

No atual mundo corporativo, o uso de sistemas de gestão é fundamental para garantir agilidade nas operações, aumentar a produtividade, evitar erros, reduzir custos e, consequentemente, maximizar os ganhos e a competitividade da empresa no mercado.

Existem diferentes soluções tecnológicas que auxiliam o empreendedor a gerar dados e acompanhar as informações relacionadas às notas fiscais, como prazos e valores.

A utilização da tecnologia faz com que o profissional tenha maior controle das movimentações financeiras de forma generalizada.

Saber qual a função de cada nota

É importante que o empreendedor entenda que existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma para situações específicas. Confira algumas delas e suas respectivas finalidades:

  • nota fiscal eletrônica (NF-e): relacionada à cobrança dos impostos ICMS e IPI, ela registra uma operação de circulação de mercadorias para que haja a fiscalização e recolhimento de impostos;
  • nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): relaciona-se à cobrança do ISS, utilizada especificamente para registrar operações de serviços;
  • nota fiscal eletrônica do consumidor (NFC-e): emitida somente quando a venda é feita diretamente ao consumidor final (pessoa física);
  • conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): emitido obrigatoriamente para quem realiza serviços de transporte de cargas;
  • manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e): objetiva resumir a operação de transporte e contém todos os documentos fiscais relativos à carga que está em trânsito.

Certificar-se de armazenar com segurança

As empresas estão sujeitas à fiscalização e à auditoria dos órgãos fiscalizadores, sendo por meio das notas fiscais que o negócio comprovará que prestou o serviço e recolheu os impostos corretamente. Por isso, é importante realizar o armazenamento seguro das notas fiscais para apresentá-las ao fisco no momento em que forem solicitadas.

A guarda dos documentos deve ser feita tanto no formato físico quanto no digital. No primeiro caso, separe um local específico, que seja seguro e de fácil acesso. Recomenda-se que sejam utilizados gaveteiros especiais, com categorias e classificações para que cada nota seja encontrada mais rapidamente.

Em relação ao arquivamento eletrônico, utilize os mesmos critérios de separação e organização de pastas, pois, assim, será evitado que documentos se percam no meio de outros arquivos. Para garantir a segurança das notas fiscais eletrônicas, não use somente CDs, DVDs ou HDs externos, contrate serviços na nuvem e use servidores de outra empresa para armazenamento.

Verificar a autenticidade de cada nota

Um dos pontos mais importantes para evitar problemas é verificar a autenticidade dos documentos recebidos de fornecedores. Para isso, deve-se acessar o domínio da Fazenda, clicar na aba “serviços” e, então, entrar na sessão “consultar NF-e completa”.

Nessa parte, será preciso informar o código de acesso da NF-e, que é composto de 44 dígitos e está registrado no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Também é necessário digitar os caracteres de imagem informados, clicar em “continuar”, e todos os dados relacionados à nota serão apresentados.

Manter um bom relacionamento com fornecedores e clientes

Os benefícios da boa relação com os fornecedores e clientes vão além de melhorar a imagem da empresa e realizar negociações mais vantajosas, pois também melhoram a gestão desses documentos. Afinal, caso seja necessário cancelar, alterar ou corrigir alguma nota fiscal, a contribuição desses indivíduos é importante para evitar burocracias e o pagamento de taxas.

Criar um processo de rotina

Estabeleça uma rotina de trabalho com a sua equipe para que as notas fiscais — sejam elas impressas ou eletrônicas — sejam emitidas, preenchidas e armazenadas corretamente. Defina as responsabilidades e atividades de cada um da equipe e crie o passo a passo de cada tarefa. Com essa organização, será possível identificar rapidamente:

  • a pessoa que deve receber o produto;
  • o responsável por conferir a nota;
  • quem é responsável pela finanças;
  • o indivíduo que providenciará o arquivo.

Erros mais comuns na gestão de notas fiscais

Nos tópicos abaixo, trazemos os principais erros cometidos pelos gestores e como evitá-los. Confira!

Preencher a nota incorretamente

As notas fiscais são bastante complexas e devem ser preenchidas com cuidado, pois qualquer erro poderá causar grandes transtornos à empresa. Para evitar esses problemas, utilize um sistema de gestão que auxilie na emissão e sempre conte com a ajuda de contadores especializados para solucionar problemas no processo de gestão.

Não arquivar todas as notas

É comum que empresas tenham dificuldades no armazenamento e organização das NF-es, já que realizam inúmeros serviços ou vendem um grande volume de produtos, além da obrigação de arquivar as notas recebidas de outros negócios. Implemente softwares de gestão especializados destinados à gestão documental.

Confundir os termos

Muitas vezes, a confusão dos termos gera decisões equivocadas dos empreendedores. Assim, se você ainda não sabe o significado dos principais termos utilizados, leia-os a seguir:

  • NF-e: significa “Nota Fiscal Eletrônica”, trata-se do formato digital da nota e veio para substituir o antigo formato físico;
  • DANFE: Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação simplificada da NF-e;
  • XML: consiste no formato em que o documento digital é armazenado, sendo necessário programas específicos para acessá-lo.

Fazer uma gestão de notas fiscais não é fácil, já que é preciso ter bastante atenção para a atividade. Mas, com as dicas acima elencadas, bem como com a ajuda da tecnologia e de profissionais contábeis, será possível realizar o processo corretamente e evitar problemas com o fisco.

Temos mais conteúdos sobre o tema! Acesse nosso artigo que esclarece as cinco dúvidas mais comuns sobre a NF-e!

Já tem uma empresa? Conheça a Agilize.


Contabilidade completa – Cuidamos de todas as suas obrigações contábeis
Atendimento excelente – Telefone, chat ou e-mail
Tudo pela internet – Emita notas fiscais e acompanhe tudo no seu aplicativo inteligente

Quero receber uma proposta

Marcelle Lauria

Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

Faça um Comentário

Você pode trocar de contabilidade quando quiser. Não é necessário finalizar o ano fiscal, e não tem nenhum custo.

Tem alguma dúvida sobre por que você deve contratar a Agilize? Fale com um dos nossos contadores experts:

Ligamos para você

Entraremos em contato em até 30 minutos, e você não estará assumindo nenhum compromisso com a Agilize.
(de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h)

Você considera contratar uma contabilidade online?

4 coisas que você deve considerar ao contratar uma contabilidade online:

Os preços cobrados pela contabilidade online

Você deve se proteger de empresas que não são transparentes nos preços cobrados. Na Agilize, você fica ciente de absolutamente tudo que será cobrado, sem pegadinhas, com planos a partir de R$ 99. E não cobramos a 13ª mensalidade dos nossos clientes.

Os serviços prestados pela contabilidade online

Fique atento(a) aos serviços prestados para que você não tenha surpresas no futuro. A Agilize é uma contabilidade completa, que atende empresas de prestação de serviços em 14 cidades no Brasil.

O aplicativo financeiro e contábil

Oferecer um aplicativo de gestão financeira e contábil completo e que funcione corretamente é fundamental para que você possa focar no crescimento do seu negócio. A Agilize oferece um sistema completo, que funciona em computadores, celulares e tablets.

O atendimento é feito por contadores experts

É importante que você saiba quem está cuidando da sua empresa, e também que tenha acesso a essas pessoas. Na Agilize, você conta com um time de contadores experts acessíveis desde a contratação, sempre que precisar.