Seja como consumidor ou empreendedor, você já ouviu falar sobre a nota fiscal eletrônica, não é mesmo? Mas são muitas as dúvidas que surgem a seu respeito, especialmente quando é você o emissor desse documento.

Para que não reste nenhuma, preparamos um guia com tudo o que você precisa saber, incluindo sua obrigatoriedade. Então, continue a leitura para não cometer erros na contabilidade!

O que é a nota fiscal eletrônica?

Com um nome bastante explicativo, a nota fiscal eletrônica surgiu para substituir a emissão dos documentos impressos. Ela funciona da mesma forma que a Nota Fiscal tradicional, porém é transmitida pela internet.

Sua validade jurídica fica assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente, além da autorização prévia de uso cedida pela administração tributária do Estado que recolhe o tributo. Assim, fica mais fácil para empreendedores se organizarem, mesmo porque elas ficam disponíveis online por até 180 dias — basta acessar o site da Receita Federal.

Hoje em dia, esse formato de nota fiscal dá conta de boa parte das operações corporativas, incluindo compra e venda, remessa, retorno e devolução de produtos. Aliás, é obrigatória não só para médias e grandes empresas, mas também para os pequenos empreendedores.

Quais as maiores dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica?

Sendo tão importante para empreendedor e clientes, separamos e esclarecemos as principais dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica. Acompanhe e veja se a sua está aí!

1. Ela é obrigatória?

A resposta mais honesta para essa pergunta é: depende. A grande maioria das empresas deve emitir nota fiscal ao comercializar um serviço ou produto. No entanto, existem exceções. Quem se enquadra no MEI (microempreendedor individual), por exemplo, está isento.

Além disso, há situações específicas em que uma empresa pode se isentar da emissão. Após o Ajuste Sinief 07/2005, cada unidade federativa pode estabelecer a obrigatoriedade da emissão de NF-e, independentemente de estar, ou não, fixada em Protocolo ICMS.

Por isso, alguns municípios ainda permitem a utilização da nota manual. Então, é importante pesquisar no site da Secretaria da Fazenda de seu estado ou mesmo no Portal NF-e da Receita Federal a fim de checar sua obrigatoriedade.

É importante ressaltar que MEI só é obrigado a emitir a nota fiscal eletrônica para pessoas jurídicas. Em transações com pessoas físicas, o documento só é necessário caso o cliente exija.

2. Como emitir a NF-e?

Apesar de parecer mais complicado para quem não tem tanta intimidade com meios digitais, emitir a nota fiscal eletrônica é relativamente fácil, principalmente depois que se pega o jeito. Para isso, basta seguir estes passos.

Confira o CNAE da sua empresa

Além da NF-e, existem outros documentos fiscais eletrônicos. Antes de qualquer coisa, verifique se é a nota fiscal mesmo que você precisa emitir, a NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica) ou a NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônicos).

Para tanto, confira o CNAE da sua empresa. A Classificação Nacional de Atividades Econômicas define quais atividades e operações sua empresa vai realizar. Conhecendo o CNAE (ou CNAEs, visto que sua empresa pode ter mais de um), você entende também quais impostos precisa pagar, quais as obrigações acessórias precisam ser enviadas ao Fisco e também de quais incentivos fiscais pode se beneficiar.

Adquira um certificado digital

Optantes do Simples Nacional, no entanto, podem utilizar uma senha web adquirida com a prefeitura para emitir a nota online.

Certifique-se de que sua empresa está credenciada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)

Para empresas que oferecem serviços, só é necessária a inscrição na SEFAZ municipal. Já empresas de comércio precisam efetuar seu registro na SEFAZ estadual. Caso trabalhe com serviços e produtos, então deverá se registrar nas duas SEFAZ.

Em alguns estados, esse credenciamento é automático e acontece no momento em que a empresa é aberta. De qualquer forma, é importante confirmar o credenciamento pelo portal da SEFAZ antes de emitir sua nota fiscal.

Utilize um sistema de gestão de notas fiscais

Existe uma variedade de sistemas de gestão de notas fiscais, porém o sistema da Agilize tem duas grandes vantagens: ele já é integrado com a nossa contabilidade e é oferecido gratuitamente para nossos clientes. Com ele, você pode emitir a nota fiscal eletrônica em poucos segundos, com muita praticidade, preenchendo apenas alguns dados sobre o cliente e serviço prestado. O resto é feito automaticamente pelo sistema.

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3. O que é o certificado digital?

Assim como documentos e contratos físicos precisam de uma assinatura, os digitais também o fazem. E, nesse último caso, é o certificado digital. Esse documento tem poder jurídico e conta com criptografia para atestar os dados do titular, incluindo número do registro civil e nome, entre outros.

O certificado digital precisa ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) devidamente habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Depois da aquisição, ainda é necessário comparecer a uma Autoridade de Registro (AR) para conferir e validar as informações.

Outro ponto importante de ressaltar é que ele tem validade e vem em mais de uma versão: pode ser um token (com entrada USB), cartão inteligente (com todas as informações contidas em um chip) ou em arquivo A1 ou A3.

Dependendo da AC e do tipo de certificado, o preço pode variar. Esse investimento gira em torno de R$ 300, podendo ser mais barato para formatos como o A1 ou mais caro se incluir o cartão. Nossos clientes tem a opção de adquirir o certificado A1 com um super desconto fruto de uma parceria que temos com a VALID.

4. Por que armazenar os arquivos XML com suas notas?

Além de facilitar o controle contábil, o armazenamento de suas notas fiscais é obrigatório. De acordo com o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem como obrigação conservar a nota fiscal por, pelo menos, cinco anos.

Apesar desse documento realmente ficar disponível online por alguns dias, cabe ao empreendedor baixar todos os arquivos em XML e armazená-los, independentemente da quantidade de notas emitidas. É aí que entra outra vantagem de um sistema de gestão de notas fiscais: nesse caso, elas ficam salvas em seu painel de controle.

5. Como enviar a NF-e para os clientes?

Assim como você pode baixar os arquivos XML, também pode enviá-los para seus clientes. Essa tarefa pode ser feita manualmente, mas requer tempo e controle para dar conta de todos os documentos sem nenhum erro.

Já sistemas de gerenciamento de notas fiscais fazem a mesma tarefa de modo automático, no ato da emissão. Tudo em um mesmo lugar, muito mais simples. Parece prático, não é mesmo?

Contar com a Agilize ainda traz muitas outras vantagens. Afinal, você terá a seu lado profissionais que entendem do assunto e estão sempre atualizados quanto a mudanças nas leis. Dessa maneira, garantimos maior segurança a todo o processo de emissão e, ainda, nos disponibilizamos para tirar suas dúvidas.

Falando nisso, você sabe quanto paga de imposto a cada nota fiscal? Então, continue em nosso blog e descubra com esta leitura!

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Marcelle Lauria

Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

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