Controle Financeiro Empresarial: saiba como zelar pela saúde do seu negócio

Você já ouviu falar que muitas empresas aqui no Brasil fecham as portas após os primeiros anos de funcionamento, certo? Segundo dados do Facebook divulgados pela Agência Brasil, esse número chega a um quarto dos novos negócios. O que você talvez não saiba é que a falta de Controle Financeiro Empresarial é um dos principais motivos para que isso aconteça.

Não é novidade para ninguém que empresas são abertas para trazer lucro. Sem isso, os sócios não conseguem obter com o negócio o dinheiro que precisam para manter suas despesas pessoais – e, em alguns casos, não conseguem manter nem a empresa funcionando, ainda que no zero a zero.

Por isso, um bom controle Financeiro Empresarial é crucial para o sucesso de uma empresa, independentemente do seu tamanho. Se você tem um negócio ou pretende ter, precisa se preocupar com isso e fazer um controle super detalhista. Quanto menos erros você comete nesse sentido, maiores as chances de sua empresa ter saúde financeira e uma vida longa.

Neste artigo, nós vamos falar sobre a importância do controle financeiro empresarial e trazer algumas dicas de como cuidar do financeiro de uma empresa. Você vai sair daqui com uma lista de tarefas a cumprir e mais chances de fazer o seu negócio decolar!

Vamos lá?

1. Entenda a importância do controle financeiro empresarial para o crescimento do negócio
2. Saiba como fazer o controle financeiro empresarial
3. Descubra o que pode acontecer na empresa sem o controle financeiro adequado
4. Veja porque você deve evitar misturar as contas PF e PJ
5. Controle financeiro empresarial e funcionários: como organizar?
6. Como a tecnologia pode contribuir com o seu controle financeiro empresarial?

Entenda a importância do Controle Financeiro Empresarial para o crescimento do negócio

O principal objetivo do controle financeiro para empresas é garantir que o negócio opere no azul e traga lucro. Só aí já dá para perceber como ele é importante, não é? Mas não é só isso!

O controle financeiro empresarial ajuda o empreendedor a manter as contas organizadas no dia a dia de trabalho, garantindo que os recursos estão sendo alocados corretamente e entendendo o momento certo de fazer economias ou novos investimentos. 

Além disso, ele é essencial para a gestão do fluxo de caixa e do capital de giro da empresa, dois pontos também muito importantes para a saúde financeira de um negócio. 

Sem esse acompanhamento de perto, dificilmente uma empresa vai conseguir se consolidar no mercado e crescer.

Aqui também não podemos deixar de falar sobre a preparação financeira para encarar imprevistos. Quem empreende sabe que é preciso estar sempre pronto para lidar com situações inesperadas – e uma das formas de fazer isso é garantir que a empresa tenha dinheiro para se manter em tempos difíceis.

Um grande exemplo disso é a pandemia! Muitas empresas fecharam porque não conseguiram se manter durante o tempo em que precisaram parar de funcionar por causa do distanciamento social. Se tivessem fazendo o controle financeiro empresarial, certamente algumas conseguiriam passar por essa época de forma mais tranquila!

Saiba como fazer Controle Financeiro Empresarial?

Agora que você já entende a importância dessa prática para a sua empresa, vamos mostrar como é possível tirá-la do campo das ideias e trazer para o dia a dia do seu negócio. Confira o passo a passo!

O primeiro passo é mudar a sua mentalidade

Você já parou para analisar o grande aprendizado que as promessas de começo de ano trazem consigo? Já se pegou na procrastinação das metas financeiras estabelecidas no período do começo do ano?

Em um momento ou outro, todos nós já procrastinamos. Não negue isso. É importante reconhecermos o problema para que possamos promover uma mudança substancial.

Se você deseja realizar o objetivo traçado para o seu Controle Financeiro Empresarial, é necessário que você compreenda as crenças negativas que compõem a sua mentalidade e que atrapalham a construção de hábitos edificantes que promoverão uma revolução financeira no seu empreendimento.

Há um conceito interessantíssimo que Reinaldo Domingos, Presidente da Associação Brasileira de Educadores Financeiros (Abefin), traz no seu livro Terapia Financeira: a empresa, assim como as pessoas, necessita de profissionais que realizem uma avaliação sobre a sua saúde financeira e que venham a prescrever soluções medicamentosas para os problemas apresentados. Essa é a forma mais consistente de realizar um Controle Financeiro Empresarial.

Além do que já foi mencionado, a organização será uma consequência da sua mentalidade. Se deseja uma tomada de posição financeira consistente, será imprescindível estimular e, em seguida, cultivar hábitos financeiros edificantes.

Um controle financeiro empresarial eficaz depende disso!

Defina os objetivos e padrões de desempenho

Ter objetivos bem desenhados vai ajudar você a entender o que precisa ser feito para atingi-los. Por isso, antes de colocar a mão na massa e começar a mexer nas contas da empresa, você deve refletir sobre o futuro da empresa e entender onde quer chegar.

Mensure o desempenho atual

Depois, é o momento de entender como está a saúde financeira do negócio atualmente. A empresa tem dívidas? Está com as contas apertadas? Os sócios conseguem ter lucro com a operação?

Compare o desempenho com os objetivos

Agora é hora de comparar as duas reflexões que você fez. A situação atual da empresa é favorável para a busca pelos seus objetivos? Se a resposta for sim, você está pronto para organizar as suas finanças e avançar em direção ao crescimento.
Mas se a resposta for negativa, é preciso traçar planos para resolver esses problemas antes de pensar em crescimento!

Adote medidas de resolução de problemas

A depender da situação da empresa, será preciso tomar algumas medidas resolutivas. Alguns exemplos são a diminuição dos custos com demissão de pessoas, negociação do valor do aluguel, renegociação de dívidas, negociação de prazos maiores com fornecedores, ações de atração de clientes, entre outras.

Não deixe a organização de lado

Minimizar os seus riscos e, consequentemente, aumentar a probabilidade de uma tomada de decisão precisa será o ideal para o seu negócio, concorda?

Imagine dispor da informação necessária, que lhe possibilitará analisar a situação real do seu empreendimento de um jeito rápido e prático. Isso, no mínimo, será incrível, não é?

No entanto, para que isso seja possível, um ponto será crucial para possibilitar essa questão: organização.

A constante busca das empresas resume-se basicamente à previsão de cenários. A grande motivação é justamente a questão financeira. Sem dinheiro, não há negócio.

O Controle Financeiro Empresarial é o resultado de algumas medidas, tais como informações financeiras fidedignas e o registro das mesmas. Por isso, a organização é tão importante para o processo.

Fique por dentro das principais práticas que devem ser encaradas como premissas para a realização do Controle Financeiro Empresarial:

• Gestão das Notas Fiscais;
• Prática de Conciliação Bancária;
• Realização de Fluxo de Caixa;
• Controle de Contas a Pagar e Contas a Receber.

A depender do tamanho da sua empresa, das práticas utilizadas no dia-a-dia para otimização dos seus procedimentos e de como forem delegadas as funções dentro da mesma, você deverá concentrar o cuidado do controle das suas notas fiscais e das suas compras para uma única pessoa, além de utilizar cartões de Débito e Crédito para deixar registrada as suas operações. 

Isso manterá a qualidade das informações que possibilitarão o seu Controle Financeiro Empresarial.

Descubra o que pode acontecer na empresa sem o controle financeiro adequado?

A falta de controle financeiro empresarial pode trazer muitas consequências indesejadas! Veja, a seguir, algumas coisas que podem acontecer quando esse controle é mal feito:

• falta de conhecimento sobre a saúde financeira da empresa;
• pouca previsibilidade sobre lucro;
• endividamento;
• aumento das despesas;
• diminuição dos investimentos por falta de disponibilidade financeira;
• perda de competitividade;
• comprometimento do crescimento;
• falta de capacidade para lidar com imprevistos;
• impossibilidade de tomar decisões orientadas por dados;
• fechamento da empresa.

Porque você deve evitar misturar as contas PF e PJ?

Misturar as contas pessoais e da empresa é um dos principais erros cometidos por empreendedores na hora de fazer o controle financeiro empresarial. O ideal, desde a criação da empresa, é que as contas da pessoa física e da pessoa jurídica sejam separadas. Assim fica mais fácil controlar a situação financeira pessoal e a empresarial.

Quando as contas não são separadas, as chances de perder o controle sobre as duas são muito maiores. Os relatórios gerados não serão fiéis à realidade e isso vai tornar muito mais complicado o processo de tomada de decisão e análise de dados.

Se você usa o dinheiro da empresa para pagar as contas da sua casa, como vai conhecer de verdade os gastos reais da empresa? E sem conhecer os gastos da empresa, como vai planejar ações de resoluções de problemas? Como vai se preparar para enfrentar imprevistos?

Além disso, não separar as contas na hora de fazer o seu controle financeiro empresarial pode causar graves problemas fiscais. Na empresa, todas as retiradas precisam ser documentadas e apresentadas na hora de prestar contas à Receita Federal. 

Isso vai prejudicar a sua declaração de impostos, em especial o Imposto de Renda, e trazer muitas dores de cabeça e multas. Já imaginou a confusão e o prejuízo?

Dicas para manter as contas pessoais e empresariais separadas

Separar as contas não é uma tarefa difícil. Para isso, você precisa fazer essas coisas:

• abrir contas separadas;
• definir um pró-labore e fazer retiradas mensais;
• usar o pró-labore para pagar todas as suas despesas pessoais;
• usar o dinheiro do caixa da empresa para as despesas empresariais;
• considerar o seu pró-labore como um dos compromissos financeiros mensais da sua empresa.

Controle financeiro empresarial e funcionários: como organizar?

A folha de pagamento é um dos compromissos financeiros fixos de uma empresa e está entre os maiores custos. Por isso, é muito importante manter a organização! Além disso, fazer a folha de pagamento é uma obrigação legal e a sua falta pode trazer sérios problemas com a Justiça.

Quando um funcionário é remunerado, a empresa precisa arcar com outras despesas além do salário:

• pagamento do FGTS;
• pagamento de benefícios como alimentação e transporte;
• décimo terceiro salário;
• férias, entre outros.

Na prática, a folha de pagamento impacta também em outras áreas da empresa além da financeira, como a contábil, operacional, fiscal e gestão de recursos humanos.

Como saber se chegou o momento de contratar um funcionário?

A contratação de um funcionário é um marco para as empresas, principalmente aquelas que estão começando. Mas como saber se está mesmo na hora de fazer esse investimento? Para ajudar você a decidir, listamos aqui os principais pontos que podem indicar essa necessidade:

• você não consegue atender sozinho às demandas da empresa;
• você acredita que com mais uma pessoa no time será capaz de atrair novas fontes de renda;
• seus clientes estão reclamando;
• a qualidade dos seus produtos ou serviços está caindo;
• você não tem tempo de fazer todas as atividades necessárias;
• você não consegue descansar ou tirar férias;
• você precisa de alguém com habilidades específicas.

Além disso, é preciso considerar ainda a saúde financeira da empresa antes de partir para a contratação. Afinal, como você já viu, ela envolve muito mais do que o pagamento de um salário! 

Para saber se você pode pagar por um funcionário, faça um levantamento sobre a média salarial do profissional que você pretende contratar e veja se esse custo cabe no seu orçamento mensal.

E para isso você já sabe o que fazer, não é? Ter muito conhecimento sobre a saúde financeira da empresa!

Como reduzir ao máximo os custos com folha de pagamento?

Se você, por outro lado, já tem funcionários e sente que a folha de pagamento pesa no orçamento da empresa, provavelmente está buscando formas de reduzir esses custos. A demissão pode ser uma opção, mas nem sempre ela é o caminho mais interessante – até porque ela também envolve uma série de gastos!

Essas são algumas formas de reduzir o custo com a folha de pagamento:

• otimizar a jornada de trabalho, investindo no aumento da produtividade do time;
• controlar as horas extras;
• fazer um banco de horas;
• controlar as justificativas de faltas ou atrasos.

Práticas que você deve manter para fazer um bom controle de desempenho

A seguir, listamos algumas práticas que podem ser adotadas pela sua empresa no dia a dia e que vão ajudar a garantir um controle financeiro bem feito!

Separação de gastos

Há um princípio contábil que se todo empreendedor colocasse em prática desde o começo, jamais faria parte da estatística das empresas que fecham as portas nos primeiros 2 anos. 

O Princípio da Entidade diz que o patrimônio da empresa jamais deverá se misturar com o do proprietário ou sócios. Certamente, esse é um dos pontos onde grande parte dos empreendedores acabam por afundar o seu empreendimento, pois, ao retirar dinheiro do negócio para gastos pessoais, deixará de direcionar aquele montante para o desenvolvimento desse.

Nunca se esqueça: elabore um Planejamento Financeiro. Essa ferramenta lhe possibilitará minimizar seus erros e maximizar seus acertos. Assim, você obterá a consistência devida para o seu tão almejado Controle Financeiro.

Fundo de reserva

Montar uma Reserva de Emergência é algo imprescindível se deseja montar um negócio consistente. Para obter um Controle Financeiro Empresarial, você precisará pensar de forma sustentável e, assim, deverá se preparar para possíveis surpresas que poderão acontecer.

Geralmente, uma Reserva Financeira de Emergência gira em torno de um período de 6 meses. Há empresas que adotam 3 meses ou até 1 ano. É óbvio que, quanto maior for o montante que gere uma segurança financeira para o seu empreendimento, melhor será para você.

Analisar o seu Custo de Oportunidade, frente aos investimentos com baixa rentabilidade e alta liquidez, será viável para elaborar a sua Reserva de Emergência e obter assim o Controle Financeiro Empresarial desejado.

Projeções a longo prazo

Essa prática lhe permitirá realizar novos investimentos para a sua empresa e evitará problemas futuros com o Capital de Giro.

Para realizar as Projeções Financeiras, será necessário conhecer o Ciclo Operacional das atividades da empresa, além de conhecer bem o valor das suas despesas, para que, assim, possa ter uma noção do seu Potencial de Retorno. Tudo isso impactará diretamente o seu Controle Financeiro Empresarial.

Controle de fluxo de caixa

Um dos principais fatores que definirá o seu êxito no Controle Financeiro Empresarial será a análise criteriosa dos principais pontos que levam ao Controle de Caixa da sua empresa. São eles:

• Metrificar o seu Lucro;
• Analisar a Viabilidade de Investimentos;
• Otimizar Despesas;
• Analisar Desempenho.

Esses são apenas alguns dos principais pontos que agregarão valor ao seu Controle Financeiro Empresarial. Por isso, não vacile, coloque-os em prática já!

Como a tecnologia pode contribuir com o seu controle financeiro empresarial?

Você deseja ganhar mais tempo, além de agregar valor para seu cliente e ser reconhecido por isso?

Se você foge da mediocridade, reconhece que o seu papel é de agente transformador da sociedade e, assim, visa deixar a sua marca no mundo, você está no lugar certo.

Alcançar o Controle Financeiro Empresarial almejado é o resultado de uma série de fatores. É importante que você reflita sobre isso, pois, uma das piores dificuldades que o empreendedor pode enfrentar é a “aliança” com pessoas e/ou empresas que não compartilham de virtudes e visão de mundo parecidas. 

Ter sinergia é fundamental para fazer um empreendimento acontecer efetivamente.

Aqui na Agilize, nós usamos a tecnologia para ajudar você a manter o bom controle financeiro. A nossa equipe tem especialistas de diversas áreas, que estão sempre dispostos a tirar suas dúvidas e indicar as melhores possibilidades.

Como funciona o serviço da Agilize?

Nós somos a primeira contabilidade online do Brasil e, além de garantir que a sua empresa está funcionando de acordo com a legislação fiscal, damos uma forcinha no controle financeiro empresarial. 

O nosso serviço funciona assim:

1. Verificamos as pendências da empresa, fazendo uma revisão completa nas informações e documentações necessárias – você recebe um dossiê completo sobre essa análise!
2. Assumimos a sua contabilidade e acompanhamos todas as suas obrigações fiscais para orientar as suas ações mês a mês
3. Você passa a contar com toda a experiência do nosso time, que está disponível para ajudar no que for preciso
4. Você tem acesso a nosso aplicativo web com contabilidade integrada, que permite a emissão de notas, o controle do fluxo de caixa, previsão de impostos e até emissão de guias de pagamento.

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