Como fazer contas a pagar e receber na sua empresa?

Quem tem empresa sabe como a gestão financeira é importante para o sucesso do negócio. Para fazer uma boa gestão, é preciso colocar em prática algumas rotinas, como é o caso do controle de contas a pagar e receber.

Isso permite conhecer a fundo o fluxo de caixa do negócio, os custos fixos e variáveis e as receitas. E, a partir disso, é possível ter mais previsibilidade sobre as finanças e planejar melhor os gastos e investimentos.

Aqui neste artigo, você vai entender melhor o que são as contas a pagar e receber, qual a diferença entre elas e conferir as nossas dicas de boas práticas para uma gestão eficiente. Acompanhe!

O que são contas a pagar?
E o que são contas a receber?
Principais diferenças entre contas a pagar e receber
Qual a importância de fazer esse processo?
Boas práticas para fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber

O que são contas a pagar?

As contas a pagar, como o nome indica, são todas as obrigações financeiras que uma empresa tem a cumprir — com fornecedores e prestadores de serviços, funcionários, autoridades, etc. Ou seja, é todo dinheiro que deve ser desembolsado para que a empresa faça os pagamentos com os quais se comprometeu a cada mês.

Esses são os objetivos do trabalho de controle das contas a pagar:

Evitar atrasos e penalidades como consequência;
Prevenir fraudes em pagamentos;
Entender melhor os gastos da empresa;
Apontar gastos que podem ser cortados ou reduzidos;
Ter uma boa relação com fornecedores e funcionários;
Controlar melhor os processos financeiros.

E a pessoa responsável por esse controle precisa estar atenta a alguns pontos:

Prazos de vencimento para evitar atrasos, multas e juros;
Impacto dos pagamentos no fluxo de caixa, evitando problemas de liquidez que podem afetar negativamente o fluxo de caixa;
Categorização dos tipos de gastos, que podem ser custos ou despesas.

E o que são as contas a receber?

Já as contas a receber se referem a todos os valores que vão entrar no caixa da empresa. Aqui, claro, estamos falando sobre todas as receitas obtidas com vendas, mas também sobre promissórias, títulos de crédito, rendimentos de investimentos, entre outras coisas.

E, para que o caixa da empresa esteja equilibrado, é importante que a soma das contas a receber seja igual ou superior ao valor das contas a pagar.

O controle de contas a receber tem o objetivo de:

Evitar inadimplência;
Entender melhor as fontes de receita da empresa;
Trazer mais previsibilidade sobre o faturamento.

E quem faz esse trabalho precisa estar atento aos seguintes pontos:

Prazo de recebimento para que as entradas aconteçam no tempo estipulado;
Impacto no fluxo de caixa, para que a empresa tenha capacidade de cumprir com os seus compromissos financeiros;
Classificação dos tipos de receitas, que podem ser vendas, vendas a prazo, aluguéis recebidos, entre outras coisas.

Principais diferenças entre contas a pagar e receber

Lendo até aqui, a diferença entre contas a pagar e receber ficou clara, não é? As contas a pagar são as obrigações financeiras de uma empresa, ou seja, tudo o que ela deve pagar para se manter funcionando sem dívidas. Já as contas a receber se referem a todo o dinheiro que entra no caixa do negócio, seja por causa de vendas ou por outros meios.

Qual a importância de fazer esse processo?

O controle de contas a pagar e receber é importante para todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou faturamento. Esse processo permite que o gestor tenha um maior controle sobre os seus compromissos, garantindo tanto que os pagamentos sejam efetuados no prazo como que os recebimentos aconteçam dentro do previsto.

Esse controle também é importante porque permite que a empresa possa se planejar de forma eficaz, fazendo projeções de custos e despesas com mais segurança, além de ajudar a gestão a ter uma visão mais detalhada sobre a sua saúde financeira.

Boas práticas para fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber

E agora que você já sabe o que são as contas a pagar e receber e conhece a importância do seu controle, confira as nossas dicas de boas práticas para uma gestão eficiente!

Alinhe os dois setores

Caso você tenha setores separados para controle das contas a pagar e receber, saiba que é importante que eles estejam alinhados e trabalhem juntos. Afinal, é importante que o setor de contas a pagar saiba, por exemplo, quando as receitas entrarão no caixa para que os pagamentos sejam programados.

Defina responsabilidades

Caso o seu time tenha mais de uma pessoa, é importante que cada uma saiba exatamente quais são as suas atividades e quais contas estão sob sua responsabilidade. Assim a empresa não corre o risco de perder nenhum prazo por esquecimento!

Organize as contas por dia de vencimento

Outra forma de evitar esquecimentos é organizar as contas, tanto a pagar como a receber, por ordem de vencimento. Assim fica mais fácil controlar os prazos!

Faça conciliações bancárias

A conciliação bancária é o processo de conferência do extrato bancário com o controle de fluxo de caixa. Esse processo é muito importante para evitar o registro de informações erradas, fraudes e discrepâncias.

Implemente alertas e lembretes

Outra boa prática para evitar esquecimentos é criar lembretes e alertas para os próximos vencimentos.

Registre tudo o que é feito

O registro de todas as entradas e saídas também é essencial para a organização e para criar um histórico de transações. Essas informações podem ser valiosas em casos de auditoria e como base para uma tomada de decisão mais estratégica dentro da empresa.

Conte com a tecnologia

É claro que você pode fazer esses registros como achar melhor — vale até fazer isso manualmente, usando uma caneta e um caderno. Mas já existem no mercado softwares e ferramentas que facilitam e automatizam esse trabalho, tornando-o mais eficiente e reduzindo as chances de erros.

Conte com a Agilize no gerenciamento da sua empresa!

A gente sabe que a rotina do empreendedor é mesmo cheia de tarefas. Além de todo o controle das contas a pagar e receber, é preciso lidar com fornecedores, clientes, finanças, concorrentes e muitas outras coisas.

E se você precisar de ajuda para manter todos os seus compromissos em dia, pode contar conosco! O nosso time de contadores experientes cuida de toda a parte fiscal e tributária da empresa para que você não precise se preocupar com isso e possa se dedicar à parte mais estratégica do negócio.

Além disso, dá para acompanhar tudo o que acontece com a sua contabilidade pela nossa plataforma, que é muito intuitiva e fácil de mexer. lá você tem acesso a todos os seus documentos e informações importantes, que vão ajudar na elaboração de relatórios e em todas as tomadas de decisão da empresa.

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