Para a execução de determinadas tarefas é necessário ser rigoroso e detalhista. O controle de entradas e saídas é fundamental para que a empresa possa se manter e crescer de forma estruturada. Um fluxo de caixa transparente e bem-feito é o melhor indicador da situação atual da empresa. Se não existe organização nele, o melhor é buscar uma estruturação interna antes de pensar em crescer.

Para tanto, separamos os erros mais comuns e como você pode fugir deles. Se você não consegue manter as rédeas firmes sobre o seu fluxo de caixa, preste atenção, aprenda e aplique.

Não lançar dados periodicamente

Ela é o inimigo número um na hora de atualizar os controles de entrada e saída. Deixar para depois pode ser a diferença entre uma tarefa de míseros minutos a um problema de horas. Um lançamento diário é uma tarefa simples, rápida e que evita problemas com esquecimentos. Afinal, erros acontecem e a função do gestor é criar rotinas de trabalho que possam diminuir esses riscos, elevando a qualidade da produção.

Projeção irrealista do fluxo de caixa

É sempre bom imaginar o melhor para o futuro. Registrando o saldo inicial, o saldo operacional, as entradas, saídas e o saldo final é possível – e até recomendável – fazer uma projeção para os três meses seguintes.

O problema é quando a estimativa das vendas e das entradas foge ao padrão. Existem momentos em que as vendas estão mais aquecidas, dependendo da sua região, eventos, férias, décimo terceiro… Mas essa não é a regra. Portanto, vale observar o padrão de vendas em períodos anteriores e consultar o mercado para fazer uma projeção embasada do futuro.

Informações inconsistentes

Essa é interessante. Com o tempo, muitos de nós têm a tendência a escrever cada vez menos uma mesma informação. Uma forma pouco produtiva de se poupar alguns segundos. O maior problema com esse tipo de atitude é decifrar, posteriormente, o que aquilo quer dizer. Pior é quando o funcionário não faz mais parte da equipe e nem é possível contar com a sua interpretação.

Então, seja firme na hora de criar e manter formatos para a entrada de dados. Se precisar, faça uma tabela indicando aos funcionários como fazer. Ninguém tem a obrigação de saber tudo.

Falta de atenção aos extratos bancários

Problemas existem. Cheques são devolvidos e pagamentos não são feitos na data estipulada. Por erro, omissão, esquecimento ou má-fé, o fato é que o gestor deve sempre estar atento a eles para não contar com um dinheiro que ainda não está em conta.

Antigamente, era necessário um processo mais complicado para se obter extratos semanais. Porém, com o internet banking, é possível saber o valor atual na conta e informações sobre o que ficou retido ou ainda será liberado.

 

Sempre que for necessário controlar o fluxo de caixa, tenha em mãos o extrato do período para conferência. É uma ação pequena que evita transtornos para seus próprios pagamentos e permite também uma gestão mais eficaz das entradas.

Apuração e cálculo em intervalos grandes de tempo

Existe o ditado: o que engorda o gado é o olho do dono. Para o funcionário, as prioridades são outras e muitas vezes há um certo receio no trato com a hierarquia. Erros podem ser omitidos por medo de represálias. Então, não basta perguntar se está tudo bem. Muitos especialistas hoje em dia indicam que a solução está na apuração diária. Assim, não há como esconder saldos negativos no período e é possível, rapidamente, reverter quadros de queda na produção do time de vendas. Não precisa ser um reforço ostensivo, apenas uma parte da rotina. Afinal, com a empresa indo bem, todos saem ganhando.

E aí, gostou das nossas dicas? Conhece mais algum erro que gestores costumam cometer no controle do fluxe de caixa? Compartilhe através dos comentários!

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Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

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