Você já conhece as multas do eSocial? O sistema foi criado com o objetivo de integrar e simplificar a entrega de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da empresa, com a previsão de penalidades em caso de descumprimento.

Essa mudança traz vantagens, facilitando a gestão do negócio. No entanto, também é importante lembrar que, com a centralização de todas as informações no sistema, torna-se mais fácil para o governo fiscalizar as empresas e aplicar multas diante de irregularidades. Por isso, é fundamental redobrar a atenção.

Como as regras são novas e o cronograma do eSocial ainda está em implementação, preparamos este post para esclarecer o assunto. Continue a leitura para conhecer as principais obrigações e as penalidades aplicadas em caso de descumprimento!

Inclusão da folha de pagamento

A empresa deve incluir no eSocial todas as informações sobre a folha de pagamento dos empregados até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado — o mesmo prazo para recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O documento deve ser preenchido seguindo as regras do sistema, que exige a inclusão de mais dados e pode dificultar a adequação da empresa.

Nos casos de descumprimento dessa regra, as multas do eSocial têm valor variável a partir de R$ 1.812,87. Portanto, é fundamental que a empresa invista no setor de Recursos Humanos e conte com uma boa assessoria contábil para evitar erros no documento. Outra dica importante é contar com sistemas automatizados, que reduzem os erros humanos e facilitam a gestão.

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Recolhimento do FGTS

Os depósitos do FGTS também serão integrados ao eSocial, mas a vigência dessa regra terá início entre fevereiro de 2019 e 2020, dependendo do grupo da empresa. Nesses casos, a verba passará a ser recolhida por meio da Guia para Recolhimentos mensais e rescisórios do FGTS (GRFGTS), que substitui a Guia Recolhimento FGTS (GRF) e a Guia Recolhimento Rescisório FGTS (GRRF).

Se a empresa deixar de fazer o depósito, não computar parcela da remuneração do colaborador ou perder o prazo de pagamento, incidirão multas do eSocial, que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado que estiver com irregularidade no recolhimento. Em caso de reincidência, a penalidade pode ser dobrada.

Comunicação de férias

Sempre que um empregado tirar férias, a empresa deve fazer o lançamento correspondente no eSocial. Quando o descanso for parcelado, cada período deverá ser lançado normalmente no sistema. Deixar de lançar essa informação no sistema pode acarretar multa de R$ 170 por férias não comunicadas.

Aqui, vale lembrar que a empresa deve ficar de olho nos períodos aquisitivos e concessivos dos empregados para conceder o descanso seguindo as regras vigentes, sob pena de pagar a remuneração das férias em dobro, além das multas do eSocial.

Admissão de empregados

Antes do eSocial, as novas contratações eram informadas pelo Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) até o 7º dia do mês subsequente ao início das atividades do colaborador. Agora, as informações devem ser inseridas no sistema até um dia antes de o empregado começar a trabalhar.

O descumprimento dessa regra é punível com multa de R$ 3.000 por trabalhador não registrado, podendo dobrar em caso de reincidência. No caso das microempresas e empresas de pequeno porte, o valor é reduzido para R$ 800.

Essa também é a penalidade aplicada quando o empregador mantém o empregado sem fazer o devido registro na CTPS. Vale lembrar que os valores foram atualizados pela reforma trabalhista, em 2017.

Realização de exames médicos ocupacionais

A CLT exige que os colaboradores da empresa passem por exames médicos admissionais, demissionais, periódicos, de retorno ao trabalho e de mudanças de função. Após a realização dos exames, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Essa norma visa garantir a saúde e a segurança do trabalhador, diagnosticando doenças relacionadas ao trabalho. Sendo que todos os exames devem ser completamente custeados pela empresa.

Todos os ASOs devem ser cadastrados no eSocial até o dia 7 do mês subsequente à sua emissão. O descumprimento da regra é punível com multa entre R$ 402,53 a R$ 4.025,55 por exame que não for enviado. O valor é determinado de acordo com o número de empregados da empresa.

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Quando acontece um acidente de trabalho, a empresa tem a obrigação de informar a Previdência Social emitindo a CAT. O envio deve ser feito pelo eSocial até o primeiro dia útil após a ocorrência ou imediatamente, caso resulte na morte do colaborador. Um detalhe importante é que essa comunicação deve ser enviada mesmo quando o empregado não precisar se afastar do trabalho.

Quando a empresa deixa de emitir o documento ou de cumprir o prazo previsto, as multas do eSocial variam entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição do INSS, podendo dobrar em caso de reincidência. Em 2019, o valor mínimo é de R$ 998,00 e o máximo é de R$ 5.839,45, mas eles são reajustados anualmente pelo governo.

Alterações dos dados do colaborador e do contrato de trabalho

Todos os dados do empregado devem ser informados no sistema, desde informações pessoais até detalhes sobre o contrato de trabalho. Desse modo, se ocorrer mudança de função, aumento de salário ou alteração da jornada de trabalho, por exemplo, o eSocial deverá ser atualizado.

Esse cuidado é importante porque essas alterações podem refletir em outros direitos do colaborador, além de permitir que o governo controle as informações a respeito dos empregados e empregadores. A multa em caso de descumprimento dessa regra é de R$ 600 por trabalhador com dados desatualizados.

Por fim, vale ressaltar que essas penalidades não eximem o empregador do pagamento de verbas trabalhistas devidas ao empregado em decorrência das irregularidades nos cadastros do eSocial.

Pronto! Agora você já conhece as principais penalidades. Logo, é fundamental ficar atento às obrigações previstas pela legislação para não ser penalizado, pois as multas do eSocial podem elevar as despesas da empresa e acarretar diversos prejuízos.

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Marcelle Lauria

Marcelle Lauria

Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

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