Se você tem dificuldades em alugar um espaço próprio, nos moldes convencionais, para sua empresa funcionar e atender bem aos clientes, talvez você devesse saber mais um pouco sobre escritórios virtuais. Afinal, eles representam uma das melhores novidades tecnológicas que o mundo moderno oferece para otimizar seu tempo e reduzir custos. Se você ainda não conhece o assunto, leia mais o que temos a lhe dizer.

O que são escritórios virtuais?

Escritórios virtuais correspondem a um tipo de serviço prestado para profissionais e empresas de diversos segmentos, a fim de montar uma estrutura e uma organização adequada para o bom funcionamento da atividade do cliente. Os empreendedores que contratam o apoio de escritórios virtuais não precisam nem mesmo estar fisicamente presente, podendo controlar algumas funções e se comunicar com as pessoas responsáveis pelo andamento dos serviços terceirizados por meio de seu celular ou Internet.

A estrutura operacional dos escritórios virtuais oferece benefícios diversos ao cliente, como o atendimento telefônico personalizado, gerenciamento e transferência de suas chamadas, um domicílio comercial para o recebimento de correspondências e apontamentos fiscais da empresa. Mas também existem serviços complementares, que são empregados com o objetivo de satisfazer certas necessidades e dependem do plano contratado. É o caso de estações de trabalho periódico, salas para reuniões, auditórios para palestras e treinamentos, assessoria jurídica e contábil, entre muitas outras opções.

Os escritórios virtuais têm espaço físico?

Apesar de o escritório ter esse nome de “virtual”, as ações que ele proporciona são bem reais, e visam às melhorias substanciais de seu negócio. Para funcionar, inclusive de maneira a oferecer alguns serviços aos clientes, como gabinetes para se agendar encontros de interesse corporativo, endereço físico para a gestão de correspondências impressas dos contratantes, ou locação de áreas de trabalho, os escritórios virtuais contam indispensavelmente com espaços físicos.

Será que os escritórios virtuais são para mim?

Essa modalidade de serviços foi desenvolvida especialmente para os empreendedores que não possuem espaço próprio para aperfeiçoar adequadamente seus negócios, apresentar para os contatos comerciais e parcerias de networking, ou para desenvolver os serviços relacionados às suas atividades. Portanto, se você é um profissional liberal, trabalha em home office ou é um empreendedor que está começando um novo conjunto de transações comerciais ou uma empresa de pequeno porte, os escritórios virtuais podem ser muito úteis e práticos.

Do mesmo modo, se você gerencia uma empresa que precise de uma estrutura administrativa e operacional longe de onde estão suas atividades, ou não tenha filial instalada no local onde estiver desenvolvendo novos negócios, alugar um escritório virtual pode ser um bom recurso.

Mas quais as vantagens?

Com a contratação de um escritório virtual, você estará municiado de inúmeras vantagens. Você poderá conquistar rapidamente a visibilidade e a agilidade nas ações que seu negócio demanda, porque a infraestrutura operacional e de gestão já estará montada, aguardando apenas a convenção de um plano de serviços específico. Desta forma, você terá mais tempo, tranquilidade e liberdade para se dedicar, de forma quase privilegiada, à sua atividade-fim.

Tudo acontecerá de maneira bastante prática e personalizada, porque tanto o atendimento quanto a recepção serão prestados em nome da sua empresa, que terá o próprio número de telefone e endereço comercial. A depender do plano contratado, seus compromissos poderão ser agendados, verificados e organizados de forma minuciosa por hábeis secretárias, com isso alcançando mais flexibilidade e otimização de seu tempo de trabalho.

E quanto precisarei investir?

O melhor de tudo é que o custo de se utilizar um escritório virtual é muito mais baixo do que alugar um escritório convencional, com endereço determinado em prédio comercial. Tais valores chegam a ser de 60 a 70% menores em relação ao escritório próprio. Além disso, o cliente que deseja contratar um serviço como esse vai somente pagar por aquilo que de fato utilizará, ou seja, vai contratar planos conforme suas necessidades de benefícios oferecidos pela empresa de escritórios virtuais.

A infraestrutura corporativa no sistema virtual, além do baixo custo fixo e maleável segundo os serviços contratados, oferece ainda um investimento inicial extremamente pequeno, visto que salas, telefonia, endereço físico, Internet e tudo o mais já está preparado para você realizar seus negócios com rapidez e alta qualidade.

Com tantas vantagens operacionais, além da incrível redução dos gastos fixos, você já deve estar correndo para contratar um escritório virtual, não é? Mas considere ainda que existem algumas restrições para o uso desse serviço – o que varia de cidade para cidade, de acordo com as atividades (CNAES) desenvolvidas pela empresa. Cabe a você apenas pesquisar para saber quais são os escritórios virtuais mais interessantes no mercado e quais os planos que são ajustados às suas demandas.

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Marcelle é contadora, produtora de conteúdo e Gestora do time de Customer Success da Agilize Contabilidade Online. Apaixonada por contabilidade e gestão de pessoas.

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