Como emitir cartão CNPJ: guia completo para empreendedores
O Cartão CNPJ é um documento fundamental para a existência e a operação legal de qualquer empresa no Brasil.
Ele funciona como se fosse a certidão de nascimento da sua Pessoa Jurídica e comprova sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) perante a Receita Federal.
Seja para abrir uma conta bancária empresarial, fechar um contrato com um fornecedor ou participar de uma licitação, você precisará emitir cartão CNPJ.
No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como acessar o documento, o que ele contém e como mantê-lo sempre atualizado.
Fique por aqui e descubra o que é o cartão CNPJ, como emitir, atualizar e utilizar o documento, destacando sua importância para empresas.
Enquanto especialistas em contabilidade, nosso papel é orientar você, empreendedor, no que diz respeito a evitar erros e manter a regularidade cadastral.
Pontos principais do guia:
- O Cartão CNPJ é o comprovante oficial da existência e da situação cadastral da empresa perante a Receita Federal.
- A emissão do Cartão CNPJ é gratuita, online e imediata, desde que o CNPJ esteja ativo.
- Manter dados como CNAE, endereço e natureza jurídica atualizados evita problemas fiscais e operacionais.
- Situações cadastrais suspensa ou inapta impedem a empresa de operar e exigem regularização contábil imediata.
- O contador é peça-chave para abrir, atualizar e manter o CNPJ regular, garantindo segurança e continuidade do negócio.
O que é o cartão CNPJ e para que ele serve?
O Cartão CNPJ é o documento oficial, emitido pela Receita Federal, que contém as informações básicas e cadastrais de uma pessoa jurídica no Brasil.
Formalmente chamado de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, ele serve como a principal prova da existência legal da sua empresa.
Essencialmente, o cartão CNPJ é um comprovante, usado no dia a dia empresarial para diversas finalidades:
- Abrir uma conta bancária: os bancos exigem a apresentação do Cartão CNPJ atualizado para a abertura de contas correntes empresariais.
- Realizar transações: é frequentemente solicitado por fornecedores, parceiros e clientes para a realização de contratos e negociações B2B.
- Comprovar regularidade fiscal: ele atesta a situação cadastral da empresa (ativa, suspensa ou inapta) perante o governo.
- Solicitar crédito: é um dos documentos básicos para a solicitação de empréstimos, financiamentos e linhas de crédito em instituições financeiras.
Quais informações constam no cartão CNPJ?
Ao emitir cartão CNPJ online, você terá acesso a um conjunto de dados públicos e fundamentais para a identificação da empresa. As principais informações são:
- Número de inscrição: o número de 14 dígitos do CNPJ da empresa.
- Data de abertura: a data exata em que o cadastro da empresa foi efetivado na Receita Federal.
- Nome empresarial e nome fantasia: o nome de registro (Razão Social) e, se houver, o nome popular da empresa.
- Natureza jurídica: o tipo de empresa (Ex: Sociedade Limitada Unipessoal – SLU, Sociedade Anônima – S.A.).
- Status cadastral: a situação da empresa perante a Receita Federal (Ativa, Suspensa, Inapta, Baixada).
- Atividades econômicas (CNAE): a atividade principal e as atividades secundárias da empresa.
- Endereço completo: o local da sede da empresa.
Por que emitir o cartão CNPJ?
Emitir o cartão CNPJ é um procedimento obrigatório para a gestão, fundamental para a transparência do seu negócio. É a forma mais simples e rápida de comprovar a existência e a regularidade da sua Pessoa Jurídica.
Manter o cartão acessível permite que a empresa realize operações diárias sem atrasos, como participar de concorrências ou assinar contratos de locação.
Sem a comprovação da inscrição e da situação cadastral (Ativa), a empresa fica impedida de realizar a maioria das transações financeiras e comerciais essenciais.
Quem pode emitir o cartão CNPJ de uma empresa?
Qualquer pessoa pode emitir o cartão CNPJ de uma empresa, pois o documento é público.
O comprovante de inscrição é disponibilizado pela Receita Federal para consulta de terceiros (clientes, fornecedores, bancos) que precisam verificar a regularidade e os dados cadastrais da PJ.
O processo é totalmente online e gratuito, não exigindo senha ou login para a simples consulta e impressão.
Como emitir o cartão CNPJ pela Receita Federal?
O processo para emitir o Cartão CNPJ online é simples e deve ser feito diretamente pelo portal da Receita Federal.
- Acesse o site da Receita Federal: utilize a página de “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral”.
- Informe o CNPJ: digite o número de 14 dígitos do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica da empresa que deseja consultar.
- Realize a verificação: complete o captcha para comprovar que você não é um robô.
- Imprima ou salve: após a consulta, o comprovante será exibido na tela, contendo todos os dados cadastrais e o status da empresa. Você pode salvar o arquivo em PDF ou imprimi-lo para uso.
O documento gerado já possui validade legal e não exige assinatura adicional, pois a autenticidade é garantida pela consulta no próprio sistema da Receita Federal.
Quanto tempo leva para emitir o cartão CNPJ?
O tempo de emissão do Cartão CNPJ é praticamente instantâneo. O processo de consulta e impressão é feito de forma imediata após a digitação do número do CNPJ no site da Receita Federal.
É importante não confundir a emissão do Cartão CNPJ (o comprovante) com o processo de abertura da empresa em si.
A abertura e a obtenção do número levam tempo (que varia conforme a complexidade da atividade e a cidade), mas a emissão do cartão, uma vez que o CNPJ esteja ativo, é imediata.
O que fazer se não conseguir emitir o cartão CNPJ online?
Se, ao tentar emitir o Cartão CNPJ online, o sistema da Receita Federal não exibir o comprovante ou indicar que o CNPJ é inválido, há alguns passos a seguir:
- Verifique a digitação: confirme se o número de 14 dígitos do CNPJ foi digitado corretamente.
- Consulte a situação: se o número estiver correto, o problema pode estar na situação cadastral da empresa (Suspensa, Inapta ou Baixada).
- Busque o contador: caso o erro persista e o status não esteja Ativo, é essencial procurar imediatamente o seu contador. Somente um profissional contábil pode acessar o sistema e verificar pendências fiscais, falta de declarações ou divergências que estejam impedindo a emissão.
O que significa situação cadastral ativa, suspensa ou inapta?
A situação cadastral indica a condição legal da empresa perante a Receita Federal. Essa informação é muito importante e consta no Cartão CNPJ.
- Ativa: a empresa está em situação regular, com todas as obrigações fiscais e cadastrais em dia. Pode operar normalmente, emitir notas fiscais e realizar transações.
- Suspensa: o cadastro foi interrompido temporariamente, geralmente devido à não entrega de declarações obrigatórias ou por inconsistências graves no endereço/dados. A empresa não pode operar e precisa resolver as pendências com o contador.
- Inapta: situação mais grave, geralmente decorrente de dois anos consecutivos sem apresentar as declarações contábeis e fiscais. A empresa fica impedida de participar de licitações, obter crédito e pode ter os bens bloqueados.
Caso seu Cartão CNPJ indique uma situação Suspensa ou Inapta, a ação deve ser imediata: procure seu contador.
A única forma de regularizar e retornar ao status Ativa é identificando as pendências (declarações em atraso, débitos) e realizando a entrega ou o pagamento. Não é possível operar ou realizar transações comerciais com o CNPJ irregular.
O que fazer se o cartão CNPJ estiver com dados desatualizados?
Se você emitir o cartão CNPJ e notar que o endereço, a atividade principal (CNAE) ou o nome fantasia estão incorretos ou desatualizados, é preciso iniciar um processo de Alteração Cadastral junto à Receita Federal e à Junta Comercial.
A desatualização pode levar a problemas fiscais, pois a empresa pode estar recolhendo impostos em uma alíquota errada (se o CNAE estiver incorreto) ou ter problemas com fiscalização no endereço errado.
Como atualizar os dados do cartão CNPJ?
A atualização dos dados do CNPJ não é feita diretamente pelo site de consulta. Ela exige um processo formal de Alteração Contratual.
- Defina a Alteração: identifique exatamente o que precisa ser mudado (Ex: CNAE, endereço, capital social).
- Elabore a Alteração Contratual: o contador elabora o documento que formaliza a mudança.
- Registro: o documento é protocolado e registrado na Junta Comercial (ou Cartório, dependendo da natureza jurídica).
- Atualização na Receita: o contador, então, envia a solicitação de alteração para a Receita Federal, que atualiza o cadastro do CNPJ, permitindo que a nova informação apareça ao emitir cartão CNPJ.
Este processo exige a atuação de um contador, pois envolve legislação e o envio de documentos fiscais específicos.
Como a contabilidade pode ajudar na abertura e atualização do CNPJ?
O contador é o profissional essencial para o empreendedor que precisa emitir cartão CNPJ ou mantê-lo regularizado. O papel do contador vai além de apenas gerar o documento:
- Abertura correta: garante que o CNAE escolhido seja o mais vantajoso e que a natureza jurídica esteja alinhada à sua atividade, o que impacta diretamente a carga tributária da empresa.
- Agilidade na alteração: gerencia todo o processo burocrático de alteração de dados junto à Receita Federal e à Junta Comercial, poupando tempo e garantindo que o novo cartão CNPJ seja emitido rapidamente.
- Regularidade cadastral: o contador é responsável por enviar as declarações fiscais e contábeis obrigatórias, evitando que a empresa caia em situação Suspensa ou Inapta.
Perguntas frequentes sobre o cartão CNPJ
O cartão CNPJ substitui outros documentos empresariais?
Não. O Cartão CNPJ (Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral) é um documento de identificação fiscal e não substitui o Contrato Social (documento que rege a sociedade e as regras internas) ou o Alvará de Funcionamento (documento municipal).
O cartão CNPJ serve como comprovante de inscrição e situação cadastral?
Sim, esta é a função principal do documento. É a prova de que a empresa está inscrita no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica e que sua situação perante a Receita Federal é regular (Ativa).
O cartão CNPJ é exigido em quais situações do dia a dia empresarial?
É exigido para: abertura de contas bancárias, assinatura de contratos com fornecedores, participação em licitações e, frequentemente, para a emissão de notas fiscais em alguns sistemas.
Quais as vantagens de manter o cartão CNPJ sempre atualizado?
Manter o cartão CNPJ atualizado garante que a empresa mantenha a situação Ativa, cumpra as obrigações fiscais corretamente (com o CNAE certo) e não tenha problemas para obter crédito ou fechar novos contratos.
O cartão CNPJ tem validade?
Não há uma validade impressa no documento. Ele é válido enquanto a situação cadastral da empresa estiver “Ativa”. No entanto, bancos e fornecedores podem exigir uma via emitida há no máximo 30 ou 60 dias, para confirmar que não houve alterações recentes.
Posso emitir o cartão CNPJ de uma empresa encerrada?
Sim. O documento será emitido, mas constará com a situação cadastral “Baixada”, indicando que a empresa foi encerrada.
É possível emitir o cartão CNPJ pelo celular?
Sim. O processo de consulta é feito pelo site da Receita Federal, que é responsivo e permite a visualização e o salvamento em PDF pelo navegador do celular.
O cartão CNPJ é obrigatório para abrir conta bancária empresarial?
Sim, é um dos documentos obrigatórios para iniciar o processo de abertura de conta PJ.
O cartão CNPJ substitui o contrato social?
Não. O Cartão CNPJ é o comprovante de inscrição. O Contrato Social é o documento legal que define a participação dos sócios, o capital e as regras da sociedade.
Preciso pagar alguma taxa para emitir o cartão CNPJ?
Não. A consulta e a emissão do comprovante de inscrição (Cartão CNPJ) são serviços gratuitos oferecidos pela Receita Federal.
A regularidade é o segredo do crescimento
Emitir o Cartão CNPJ é uma rotina simples, mas que reflete a saúde fiscal do seu negócio. O processo de consulta é rápido e gratuito, mas a manutenção da regularidade (situação Ativa) exige atenção constante às obrigações acessórias e à entrega das declarações.
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Para garantir que o seu CNPJ esteja sempre ativo, com os dados corretos e sem pendências na Receita Federal, o apoio de um contador é indispensável.
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