Escrito por: Rafael Caribé, CEO, Agilize
Principais lições deste artigo
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Manter a regularidade fiscal é obrigatório para ME e EPP no Simples Nacional e é pré-requisito para emitir certidões, participar de licitações e acessar crédito.
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O fluxo completo envolve cinco passos: emitir CND Federal, CRF do FGTS, CNDT, certidões estaduais e municipais e manter obrigações mensais e anuais em dia.
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Cada certidão tem validade própria, entre 30 e 180 dias, e precisa de renovação periódica para evitar problemas em contratos ou licitações.
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Erros comuns incluem consultar CNPJ de filial em vez da matriz, ignorar parcelamentos vencidos e esquecer de renovar a CRF antes de assinar contratos.
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Para garantir regularidade contínua e evitar exclusão do Simples Nacional, vale contar com o suporte especializado da Agilize Contabilidade: fale agora com um especialista.
Manter a regularidade fiscal da sua ME ou EPP garante acesso a crédito, participação em licitações e segurança em contratos com grandes empresas. Este guia mostra o passo a passo para emitir as principais certidões e organizar a rotina para que sua empresa permaneça em dia com o fisco.
Por que a regularidade fiscal é essencial para sua ME ou EPP
Débitos tributários em atraso bloqueiam a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND), o que impede a empresa de participar de licitações públicas, fechar contratos com grandes empresas, obter financiamentos e acessar linhas de crédito. Pendências fiscais não tratadas podem resultar na exclusão do Simples Nacional, alterar a forma de tributação e, em casos graves, levar à inaptidão do CNPJ.
Empresas do Simples Nacional que negligenciam obrigações fiscais correm risco de ter o CNPJ suspenso e de serem excluídas do regime de ofício. Isso aumenta a carga tributária e compromete a operação do negócio. Para ME e EPP, a escrituração contábil regular é obrigatória por lei, e contar com um contador faz parte dessa obrigação.
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A Agilize Contabilidade cuida de toda a rotina contábil da sua ME ou EPP: apuração de impostos, entrega de declarações, emissão de notas fiscais e monitoramento das obrigações fiscais. Assim, você foca no crescimento do negócio enquanto especialistas mantêm sua empresa em dia.
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Pré-requisitos e visão macro do fluxo
Organizar os documentos e acessos antes de começar torna o processo mais rápido. Tenha em mãos o CNPJ da matriz e acesso ao portal gov.br com conta verificada. O fluxo completo envolve cinco passos:
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Emitir a Certidão Negativa de Débitos Federais (CND Federal)
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Verificar a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)
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Obter a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
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Consultar certidões estaduais e municipais conforme a atividade
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Manter a regularidade no Simples Nacional de forma contínua
Cada certidão tem validade e portal de emissão próprios. Manter um calendário de renovação evita surpresas em negociações ou processos licitatórios.
Passo 1 – Emitir a Certidão Negativa de Débitos Federais (CND Federal)
Objetivo
Comprovar que a empresa não possui débitos com a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, incluindo contribuições previdenciárias do INSS. A certidão conjunta federal unifica a regularidade previdenciária, e não existe mais uma certidão separada para o INSS.
Ações
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Acessar o portal gov.br/receitafederal.
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Informar o CNPJ da matriz.
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Emitir a certidão, que sai automática e gratuita quando não há pendências.
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Em caso de pendências, acessar o Portal e-CAC para identificar e regularizar os débitos antes de nova tentativa.
Tempo médio e resultado esperado
A emissão ocorre de forma imediata quando não há pendências. A certidão tem validade de 180 dias. Quando existem débitos com exigibilidade suspensa, como parcelamentos em dia ou garantias judiciais, a Receita emite a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, que costuma ter o mesmo uso prático da CND em muitos contratos.
Passo 2 – Verificar a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)
Objetivo
Comprovar que a empresa está em dia com as obrigações legais do FGTS. Órgãos públicos e instituições oficiais de crédito exigem essa certidão com frequência.
Ações
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Acessar o portal da Caixa Econômica Federal.
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Informar o CNPJ da empresa.
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Conferir se todos os depósitos de FGTS dos funcionários estão em dia.
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Regularizar recolhimentos em atraso antes de nova consulta, quando houver pendências.
Tempo médio e resultado esperado
A CRF tem validade de 30 dias a partir da emissão, prazo mais curto entre as certidões. Essa validade reduzida exige renovação frequente. Quando a empresa não possui funcionários, a certidão costuma ser emitida automaticamente sem pendências.
Depois de concluir os dois primeiros passos, o foco passa a ser evitar erros que travam a emissão das certidões e atrasam contratos.
Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas (passos 1 e 2)
Alguns cuidados simples evitam retrabalho nesta etapa:
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Usar sempre o CNPJ da matriz: consultar apenas o CNPJ da filial gera certidão incompleta.
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Controlar parcelamentos: um DAS parcelado com parcela em atraso bloqueia a CND mesmo quando o débito original está em negociação.
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Planejar a renovação da CRF: a validade de 30 dias exige atenção especial em contratos e licitações mais longos.
Quando a CND não sai automaticamente, o melhor caminho é acessar o e-CAC, identificar o débito e regularizar. Um contador costuma localizar a origem da pendência com mais rapidez e reduzir o risco de erros na regularização.
Passo 3 – Obter a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Objetivo
Comprovar que a empresa não consta no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas. A CNDT é obrigatória para participação em licitações públicas.
Ações
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Acessar o portal do Tribunal Superior do Trabalho.
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Informar o CNPJ da empresa.
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Fazer o download da certidão gerada.
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Em caso de pendências, verificar processos trabalhistas em aberto e regularizar os débitos junto à Justiça do Trabalho.
Tempo médio e resultado esperado
A CNDT também tem validade de 180 dias, com emissão gratuita e imediata quando não há registros no BNDT.
Passo 4 – Consultar certidões estaduais e municipais conforme a atividade
Objetivo
Comprovar regularidade com o fisco estadual, em especial o ICMS para comércio, e com o fisco municipal, principalmente o ISS para serviços. O tipo de certidão e o portal variam conforme o estado e o município de domicílio fiscal.
Ações
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Acessar o portal da Secretaria Estadual da Fazenda do estado para emitir a certidão estadual.
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Acessar o portal da prefeitura ou Secretaria Municipal de Finanças para emitir a certidão municipal.
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Informar o CNPJ e, quando solicitado, a Inscrição Estadual ou Municipal.
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Seguir o procedimento de cada órgão para regularizar pendências identificadas.
Tempo médio e resultado esperado
As certidões estaduais e municipais têm validade entre 30 e 180 dias, conforme o ente federativo. Empresas de serviços precisam dar prioridade à certidão municipal, ligada ao ISS. Empresas de comércio devem focar na certidão estadual relacionada ao ICMS.
Com as certidões federais, trabalhistas, estaduais e municipais organizadas, o próximo passo é cuidar dos detalhes que costumam gerar pendências.
Dicas práticas, erros comuns e solução de problemas (passos 3 e 4)
Alguns pontos de atenção reduzem o risco de bloqueios nesta fase:
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Diferenciar CNPJ e inscrição municipal: são cadastros distintos, e a certidão municipal pode exigir ambos.
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Verificar estados anteriores: operações em outros estados podem gerar pendências que também bloqueiam contratos.
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Acompanhar processos trabalhistas: uma condenação definitiva insere a empresa no BNDT de forma automática.
Empresas de serviços enquadradas nos anexos do Simples Nacional que utilizam o cálculo do Fator R precisam de atenção redobrada. A mudança de anexo altera o valor do DAS e pode gerar diferenças que se transformam em débitos e bloqueiam certidões.
Passo 5 – Manter a regularidade no Simples Nacional
Garantir a emissão das certidões resolve o momento atual. Manter a regularidade fiscal de forma contínua exige uma rotina organizada de obrigações mensais e anuais para ME e EPP no Simples Nacional, como:
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Apuração e pagamento do DAS até o dia 20 do mês seguinte à competência.
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Entrega do PGDAS-D mensalmente.
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Entrega da DEFIS anualmente.
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Recolhimento do INSS sobre o pró-labore, informado via eSocial e consolidado na DCTFWeb, com pagamento via DARF previdenciário até o mês seguinte à competência, em geral até o dia 20.
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Emissão correta de notas fiscais. A partir de 1º de setembro de 2026, ME e EPP optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços devem emitir NFS-e pelo Emissor Nacional, conforme Resolução CGSN nº 189/2026.
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Manutenção da escrituração contábil regular, obrigatória por lei para ME e EPP.
A verificação automática realizada durante o processo de opção pelo Simples Nacional checa a ausência de débitos com a União, estados, municípios e INSS, a regularidade cadastral e a entrega tempestiva das obrigações acessórias. Qualquer pendência pode resultar em indeferimento da opção ou exclusão do regime, o que torna o controle das certidões parte da estratégia para permanecer no Simples.
A partir de setembro de 2026, a Receita Federal implementa monitoramento contínuo e automatizado das empresas que utilizam benefícios fiscais, conforme IN RFB nº 2.332/2026. Esse controle aumenta a chance de identificação rápida de irregularidades e traz prazos curtos para correção antes de cancelamento de habilitações ou benefícios.
Como saber se deu certo?
A empresa está com a regularidade fiscal em dia quando:
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Todas as cinco certidões, CND Federal, CRF FGTS, CNDT, estadual e municipal, são emitidas sem restrições.
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O DAS do mês corrente está pago e o PGDAS-D foi entregue.
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Não existem notificações pendentes no e-CAC ou no portal do Simples Nacional.
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A situação cadastral do CNPJ no portal da Receita Federal aparece como “ativa”.
Dicas avançadas e próximos passos
Empresas de serviços precisam monitorar o Fator R como parte da rotina contábil. A relação entre folha de pagamento e receita bruta dos últimos 12 meses define se a empresa será tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V dos anexos do Simples Nacional. Mudanças não acompanhadas podem gerar recolhimento incorreto do DAS e criar débitos que bloqueiam certidões.
Empresas de comércio precisam controlar o ICMS com atenção. Quando o faturamento ultrapassa o sublimite de R$ 3,6 milhões anuais, o ICMS passa a ser recolhido fora do DAS, por guias estaduais separadas, o que exige acompanhamento contábil específico.
Manter um calendário fiscal atualizado com as datas de vencimento de cada certidão e das obrigações mensais reduz o risco de atrasos. O suporte da Agilize Contabilidade citado anteriormente inclui alertas automáticos de vencimentos e acompanhamento especializado de cada obrigação.
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Perguntas frequentes sobre regularidade fiscal para PJ
Quais são as cinco certidões principais de regularidade fiscal para ME e EPP?
As cinco certidões principais são: a Certidão Negativa de Débitos Federais, emitida pela Receita Federal e PGFN, com validade de 180 dias; a Certidão de Regularidade do FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal, com validade de 30 dias; a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida pelo TST, com validade de 180 dias; a certidão estadual de regularidade fiscal, emitida pela Secretaria Estadual da Fazenda, com validade entre 30 e 180 dias; e a certidão municipal de regularidade fiscal, emitida pela prefeitura, também com validade entre 30 e 180 dias. Todas são gratuitas e podem ser emitidas online quando não há pendências.
O que é a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa e quando ela é aceita?
A Certidão Positiva com Efeitos de Negativa é emitida quando a empresa possui débitos com a Receita Federal, mas esses débitos têm exigibilidade suspensa, como em parcelamentos em dia ou com garantia judicial. A CPEN costuma ter o mesmo valor jurídico da CND em muitos contextos práticos, como contratos com empresas privadas e algumas licitações. Cada contratante ou órgão público, porém, pode definir regras próprias de aceitação, o que torna importante conferir o edital ou contrato antes de apresentá-la.
Uma ME ou EPP pode perder o Simples Nacional por falta de regularidade fiscal?
Débitos tributários não regularizados podem levar à exclusão do Simples Nacional após notificação pela Receita Federal. A exclusão aumenta a carga tributária, pois a empresa passa a ser tributada pelo Lucro Presumido ou Lucro Real. A omissão prolongada de obrigações acessórias também pode resultar na inaptidão do CNPJ, o que impede a emissão de notas fiscais e o acesso a crédito. Manter a regularidade fiscal é condição para permanecer no regime e operar normalmente.
Como a Agilize Contabilidade ajuda a manter a regularidade fiscal da minha empresa?
A Agilize Contabilidade cuida da rotina contábil da sua ME ou EPP, com apuração e pagamento do DAS, entrega de declarações, escrituração contábil, emissão e importação de notas fiscais, controle do PGDAS-D, monitoramento de obrigações acessórias e alertas de prazos. O time de especialistas acompanha cada obrigação e identifica pendências antes que se tornem problemas, o que traz mais segurança para o dia a dia da empresa.
Com que frequência devo verificar as certidões de regularidade fiscal da minha empresa?
A frequência ideal depende da validade de cada certidão. A CRF do FGTS tem validade de 30 dias e pede renovação mensal. As demais certidões, CND Federal, CNDT, estadual e municipal, costumam ter validade de até 180 dias, mas vale conferi-las sempre antes de assinar contratos, participar de licitações ou solicitar financiamentos. Uma prática segura é revisar todas as certidões de forma trimestral e manter um calendário de vencimentos atualizado, tarefa que a Agilize Contabilidade inclui na rotina contábil dos clientes.
Conclusão: cuide da contabilidade com quem entende e foque no seu negócio
Manter a regularidade fiscal para PJ exige atenção mensal, conhecimento das regras do Simples Nacional e acompanhamento das mudanças na legislação. Para ME e EPP, a escrituração contábil regular é obrigatória por lei, e contar com um contador especializado faz parte dessa exigência.
A Agilize Contabilidade nasceu para assumir essa responsabilidade: das certidões às declarações, do DAS às notas fiscais. Com mais de 13 anos de experiência e mais de 50 mil empreendedores atendidos, a Agilize Contabilidade atua como parceira contábil de ME e EPP que querem crescer com segurança e menos burocracia.
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